So erkennen Sie ineffiziente Prozesse in der Personalverwaltung Ihrer Pflegeeinrichtung
Entdecken Sie in unserem Blogartikel, wie Sie ineffiziente Prozesse in der Personalverwaltung Ihrer Pflegeeinrichtung erkennen und optimieren können. Von Überstundenmanagement bis zur Suche nach Vertretungen - wir beleuchten Herausforderungen und präsentieren praxiserprobte Lösungsansätze.
Die Personalverwaltung in Pflegeeinrichtungen stellt eine Herausforderung für Leitungen dar, da sie komplex und zeitaufwändig ist. Eine effiziente Gestaltung der Personalverwaltung ist daher unerlässlich, um die Qualität der Pflege zu sichern. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf die gegenwärtigen Herausforderungen und bieten Ihnen praktische Erkennungshilfen sowie Lösungsansätze.
Überstundenmanagement: Die Kehrseite der aktuellen Handhabung
Auf den ersten Blick mag es sinnvoll erscheinen, das bestehende Pflegepersonal für Überstunden einzusetzen. Doch Vorsicht, die Vorteile können schnell von den Nachteilen überlagert werden. Es steigt das Erschöpfungsrisiko der Pflegekräfte und die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen können ebenfalls eine Hürde darstellen.
Zeitarbeitskräfte: Zusätzliche Ressourcen, zusätzliche Herausforderungen
Die Integration von Zeitarbeitskräften belebt die Personaldecke, geht jedoch nicht ohne finanzielle Konsequenzen einher. Neben den direkten Kosten für Zeitarbeitsleistungen und Agenturkosten stellen sich die Herausforderungen bei der Validierung der Kompetenzen. Außerdem können Koordinationsprobleme mit dem internen Team die Effektivität dieser Lösung beeinträchtigen.
Verwaltung von Vertretungen: Effizienz-Einbüßen
Die zeitraubende Suche nach Vertretungen durch veraltete Instrumente wie Kontaktlisten in Papierform oder auf dem Computer, die abtelefoniert werden müssen, ist ein weiteres Hindernis. Die Führungskräfte im Gesundheitswesen kämpfen ggf. mit Verzettelung, langwierigen Abläufen und Unsicherheiten in der Nachverfolgung von Vertretungen.
Erfahrungsbericht aus der Praxis: Zwei Stunden täglich für die Suche nach Ersatz
Ein Pflegedirektor eines Pariser Universitätskrankenhauses verdeutlicht die Dringlichkeit des Problems. Die Verwaltung von Fehlzeiten durch Planungsänderungen und die Suche nach Ersatzkräften bedeutet täglich mindestens zwei Stunden Arbeit für jede Stationsleitung. Die Nachteile dieses ineffizienten Verfahrens reichen von Verzettelung bis zu als zu aufdringlich empfundenen Telefonaten.
Lösungsansätze: Digitale Innovation und Kollaboration
Um den aktuellen Herausforderungen nachhaltig zu begegnen, steht eine ganzheitliche Modernisierung und Digitalisierung der bestehenden Prozesse im Mittelpunkt. Die Konkretisierung der Abläufe zwischen den verschiedenen Stationen sowie die strategische Implementierung effizienter Werkzeuge für das Personalausfallmanagement nehmen dabei eine entscheidende Position ein. Ziel ist es, die Kommunikationswege zu optimieren und gleichzeitig die Reaktionsfähigkeit auf Personalengpässe zu erhöhen.
Potenziale der Digitalisierung für Zeit- und Ressourceneinsparungen
Die Einführung digitaler Instrumente eröffnet nicht nur Potenziale zur Zeit- und Ressourceneinsparung, sondern bietet auch die Möglichkeit, die Qualität der Pflege nachhaltig zu steigern. Durch präzise Koordination und Steuerung der Pflegeabläufe werden Effizienzsteigerungen erzielt, die letztendlich zu einer verbesserten Versorgung der Pflegebedürftigen führen.
Digitalisierung sollte nicht allein als Anpassung an technologische Veränderungen betrachtet werden, sondern vielmehr als strategischer Hebel, um die Effizienz der Personalverwaltung zu steigern. Pflegeeinrichtungen sollten die Chancen dieses Wandels nutzen, um nicht nur betriebswirtschaftliche Effekte zu erzielen, sondern auch die Pflegequalität auf ein höheres und nachhaltiges Niveau zu heben. Es ist ein proaktiver Schritt, um den steigenden Anforderungen an die Pflege gerecht zu werden und gleichzeitig die Zufriedenheit von Pflegekräften und Pflegebedürftigen zu fördern.
Hublo als ganzheitliche Rundumlösung für die Pflegebranche
Hublo bietet eine umfassende Rundumlösung, die all diese Möglichkeiten vereint. Mit der Hublo App können Pflegekräfte Verfügbarkeiten mit der Einrichtung teilen, Benachrichtigungseinstellungen nach ihren Präferenzen wählen, Schichten annehmen oder ablehnen, einen klaren Überblick über kommende Schichten behalten und letztendlich selbstbestimmter Arbeiten. Darüber hinaus ermöglicht die Integration von Hublo mit bestehenden (Planungs-)Systemen einen reibungslosen Datenfluss, reduziert die Notwendigkeit mehrfacher Datenpflege und ermöglicht eine effektivere Zusammenarbeit.
Durch die Kopplung eines Anreizsystems an Hublo erreichen Sie eine höhere Schichtbesetzungsrate und die Steigerung der Zufriedenheit auf Mitarbeitendenebene. Profitieren Sie außerdem von der persönlichen Betreuung durch unseren Kundenservice, der individuelle Onboarding-Schulungen für Ihre Leitungskräfte und Pflegekräfte bietet. Ein regelmäßiger Austausch mit der internen Projektleitung Ihrer Einrichtung ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und langfristige Optimierung des Ausfallmanagements.
Mit Hublo gestalten Sie aktiv die Zukunft der Pflege und setzen auf eine innovative, digitale Lösung, die die Bedürfnisse von Pflegekräften und Pflegebedürftigen gleichermaßen in den Fokus stellt.
