Wie das Universitätsklinikum Augsburg zum digitalen Vorreiter wird
Stationsleiter und Koordinatoren verbringen viel Zeit am Telefon, um Personalausfälle zu besetzen. Dies kann die Work-Life-Balance der Pflegefachkräfte beeinträchtigen und zu Unzufriedenheit führen. Hublo kann als kompetenter Partner helfen, neue Ansätze zu finden und Veränderungen anzustoßen, um die Fluktuation, Überforderung und Betten-Schließungen zu reduzieren.
Der Hörer gehört ins Museum
Während Alltagsaufgaben wie Essensbestellungen, Taxifahrten und Geldüberweisungen ganz selbstverständlich über Apps gesteuert werden, findet die Nachbesetzung offener Dienste in Krankenhäusern noch klassisch über den Hörer statt. Auch am Universitätsklinikum Augsburg (UKA) ist das Telefonieren aus dem Stationsalltag nicht wegzudenken:
Stationsleitungen und Poolkoordination hängen stundenlang am Hörer, um Personalausfälle zu besetzen und dies beeinträchtigt die Work-Life Balance der Pflegefachpersonen. Schlechtes Gewissen, Druck und Unzufriedenheit verbreiten sich im Stationsbetrieb, was schließlich zu erhöhter Fluktuation, Überforderung und Schließungen von Betten führt. Es entsteht eine Lose-Lose Situation mit fatalen Folgen für alle Beteiligten.
Das Team der Stabstelle Digitalen Vernetzung der Pflege, bestehend aus Andreas Mahler, Torsten Scharm und Lisa Daufratshofer hat es sich zur Aufgabe gemacht, diesen Teufelskreis zu beenden. Ihr Motto: Es braucht innovative Ansätze, um alteingesessene Strukturen aufzubrechen und Veränderung anzustoßen. Diese Mammutaufgabe lässt sich am besten mit einem kompetenten Partner bewältigen - hier kommt Hublo ins Spiel. Seit 2 Jahren tüfteln wir an neuen Ideen, führen Workshops mit dem Pflegefachpersonal durch und schrauben an gemeinsamen Lösungen. Mittlerweile sind wir ein eingeschweißtes Team mit einem klaren Ziel: Der Hörer gehört ins Museum. Co-Creation gibt allen eine Stimme.
Unter dem Motto „Co-Creation“ holen wir alle Beteiligten an einen Tisch – vom Auszubildenden bis zur Stationsleitung, von GenZ bis zum Boomer und vom Digital Profi bis zum Digital Anfänger. Um Digitalisierung im UKA voranzutreiben, haben wir ein 12-monatiges Projekt gestartet, welches aus vier Stufen besteht:
1) Das Problem verstehen
Der erste und wichtigste Schritt bei einem Co-Creation Projekt ist es, das Problem im Detail zu beleuchten oder so wie Einstein sagen würde: „Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken und fünf Minuten über die Lösung“ – Albert Einstein. In über 50 leitfadengestützten Interviews hat das Hublo Team Pool Koordinatoren, Pflegefachpersonen, Zentrumsmanager sowie Stationsleitungen über Ihren Pflegealltag, Ihre Bedürfnisse und Wünsche befragt und so Annahmen aus dem Weg geräumt.
2) Von der Pflegefachperson zum Produktdesigner
Nach der Bestandsanalyse ging es ins Eingemachte: In einem kreativen und interaktiven Prozess entwickelten wir gemeinsam eine erste Lösung. In zwei Workshops mit über 30 TeilnehmerInnen haben wir die aktuellen Prozessschritte für die Nachbesetzung offener Dienste in Kleingruppen erarbeitet und einander vorgestellt. Im Anschluss haben die Pflegefachpersonen und Leitungen Ihre eigene Wunsch-App gezeichnet und somit ihrer Kreativität freien Lauf gelassen.
3) Von der Idee zum Produkt
Nun war das Hublo Team an der Reihe und wir haben den wertvollen Input von den Workshops sowie den Interviews in eine neue
Produktfunktionalität übersetzt. Ab nun an haben die Pflegefachpersonen die Möglichkeit, die Zusatzschicht konditionell zu besetzen: Im Pflegealltag ist es gang und gäbe, Schichten zu dealen, also Schichten im eigenen Dienstplan zu tauschen oder im Gegenzug einen freien Tag zu erhalten. Heute können Pflegefachpersonen diese Gegenvorschläge frei auf Hublo formulieren.
4) Der Test
Nun galt es, die Ursprungsfrage zu beantworten: Haben wir den Hörer in die Vergangenheit geschickt? Ganz klares Ja. Das sind die Ergebnisse auf den ausgewählten Teststationen:
● Über 300 Mitarbeitende haben sich registriert.
● Es werden durchschnittlich 150 Schichten pro Monat
veröffentlicht.
● Jede 3. Schicht wird über Hublo besetzt.
Das sagen unsere NutzerInnen vom UKA:
"Wenn ich Hublo nicht gehabt hätte, hätte ich 20 Telefonate geführt und Mitarbeitende gefragt. Die sind mir erspart geblieben. Das eine Telefonat mit dem Mitarbeitenden, den ich annehme, das führe ich dann sehr gerne." – Stationsleitung am Universitätsklinikum Augsburg
"Man wird nicht angerufen, wenn man Frei hat. Man kann einfach reinschreiben, ob man kann oder nicht." - Pflegefachperson am Universitätsklinikum Augsburg
Sie haben Lust, das digitale Ausfallmanagement von Hublo besser kennenzulernen? Kontaktieren Sie uns gerne und wir melden uns bei Ihnen.
