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Alors que la nouvelle loi Valletoux tend à limiter le recours à l’intérim, les établissements de santé doivent faire preuve d’agilité pour garantir la continuité des soins en cas de pics d’activité ou d’absences de personnel. L’une des solutions est de faciliter la gestion des modalités de remplacement, par exemple en animant un réseau de vacataires. Comment ? On vous dit tout.
Alors que la nouvelle loi Valletoux tend à limiter le recours à l’intérim, les établissements de santé doivent faire preuve d’agilité pour garantir la continuité des soins en cas de pics d’activité ou d’absences de personnel. L’une des solutions est de faciliter la gestion des modalités de remplacement, par exemple en animant un réseau de vacataires. Comment ? On vous dit tout.
Inutile de foncer, tête baissée, dans la recherche de remplaçants si les besoins en main d’œuvre n’ont pas, au préalable, été analysés. Quels sont les services et unités de soin susceptibles d’être impactés ? Quels métiers sont concernés par le vivier (AS, IDE, ASH…) ? Quelle coordination prévoir entre les équipes internes et les vacataires externes ? Voici le type de questions que les équipes RH et les cadres de santé doivent d’emblée se poser afin d’animer efficacement leur réseau de vacataires.
Se rendre visibles auprès des soignants pour muscler son vivier de vacataires suppose de multiplier les actions de communication à leur égard. Publier ses offres de remplacement sur les réseaux sociaux, nouer des partenariats avec les IFSI et les IFAS pour toucher les futurs soignants, ajouter la mention « vacation possible » dans ses offres d’emploi, angler sa marque employeur sur la vacation, transformer ses soignants en ambassadeurs… sont autant d’initiatives simples à mettre en œuvre.
Lorsque le vivier de vacataires prend de l’envergure, les outils numériques comme Hublo s’avèrent incontournables, ne serait-ce que pour centraliser l’information entre les parties prenantes. Ils permettent aux gestionnaires de trouver plus rapidement leurs remplaçants, par exemple en diffusant leurs missions de remplacement auprès des personnes qui se sont déclarées disponibles. La gestion administrative (signature du contrat, planning…) est également facilitée par l’usage d’un tel outil.
Apporter une attention particulière aux vacataires qui intègrent le pool de remplaçants est capital. C’est de cette manière que les employeurs peuvent espérer les fidéliser. Leur transmettre, en amont
de leurs missions, les informations dont ils ont besoin pour exercer est un b.a-ba. Prévoir un processus d’onboarding peut également passer par la rédaction d’un livret d’accueil, la nomination d’un référent au sein de l’équipe, l’organisation de réunions périodiques pour répondre à leurs questions…
Le vivier de vacataires doit susciter l’adhésion de tout le personnel. Aussi, il est important que cet outil ne reste pas uniquement dans les mains des services RH. Le Comité social d’établissement (CSE) doit, par exemple, participer à la rédaction des règles de fonctionnement du vivier. Constituer des groupes de travail composés de personnels soignants et de chefs de services permet également à l’établissement de s’assurer que le fonctionnement du pool répond bien à la réalité du terrain.
Pour garantir la qualité des soins, un système de suivi et d’évaluation continus des performances des vacataires doit être mis en place. Avec cette stratégie, les chefs de service pourront plus facilement identifier les difficultés rencontrées par leurs équipes sur le terrain et éventuellement apporter des ajustements. Cette approche permet par ailleurs aux vacataires d’élargir leur scope de compétences au fil des missions (via le feedback de leurs pairs) et ainsi d’améliorer leur employabilité.
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