Les outils numériques : un réel atout pour la gestion de crise en milieu hospitalier
La gestion de crise en milieu hospitalier peut être facilitée par l'adoption d'outils numériques, qui permettent d'anticiper, d'organiser et d'évaluer sa gestion de crise, notamment en cas de Plan Blanc.
Les technologies numériques permettent aujourd'hui aux établissements de rationaliser leur organisation, d’améliorer les conditions de travail du personnel et l’expérience des patients. La transformation digitale est en cours dans un certain nombre de domaines : recueil d’activité, activités médico-techniques (PACS dans les services d’imagerie), circuit du médicament, dossier patient, etc..
Mais au-delà de ces projets, des solutions numériques existent pour traiter d’autres problématiques, comme la gestion des crises.
La numérisation offre de nouvelles opportunités en matière de solution de mobilisation des ressources en personnel en cas de déclenchement du plan blanc.
Les outils numériques permettent d’envisager un nombre illimité de scénarios de crise et de les moduler en fonction des besoins
En fonction des risques identifiés par l’établissement, divers scénarios de crise peuvent être élaborés rapidement, en fonction des risques identifiés (chimiques, attentats, catastrophe naturelle...) ;
Modularité et souplesse : en fonction de l’évolution de la crise, les outils digitaux permettent d’adapter rapidement les scénarios de crise et de déclencher le rappel de ressources complémentaires rapidement ;
Une plateforme de test est à disposition de l’établissement pour organiser les exercices/entraînements plan blanc et autres plans de crises.
La constitution d’un fichier de contacts spécifique, exhaustif et sécurisé, est facilitée
La liste de contacts est intégrée dans la solution digitale dédiée à la gestion de crise. Les informations y figurant ne sont pas accessibles aux cadres de proximité pour la gestion des absences et remplacements, garantissant ainsi la spécificité d’usage de la liste ;
La liste est confidentielle car accessible uniquement par les administrateurs de l’établissement disposant de droits d’accès, ceux-ci étant attribués par le chef d’établissement ;
La quantité et la qualité des informations contenues dans le fichier de contacts sont intégralement à la main de l’établissement, qui peut facilement et rapidement ajouter autant de champs de renseignements qu’il le souhaite, améliorant ainsi le ciblage du rappel ;
La collecte et la mise à jour des informations utiles pour contacter les agents/salariés sont facilitées par l’emploi d’une solution harmonisée au sein de l’établissement.
Une stratégie de rappel « intelligente », simple et automatique peut être rapidement déployée
Les solutions numériques peuvent être faciles à prendre en main grâce à une interface simplifiée, facilitant ainsi le déclenchement du rappel ;
Un outil numérique permet une grande réactivité, via l’appel automatique et massif des ressources souhaitées en simultané ;
Le ciblage des personnes rappelées est fin et totalement adapté aux besoins de l’établissement, via la sélection des compétences nécessaires et utiles, la prise en compte de la situation des agents (situation familiale, congés, plannings, temps et modalités de trajet) et des plannings (interface avec les logiciels RH).
La traçabilité des actions et des mouvements permet une gestion de crise optimale et un retour d’expérience exhaustif
Seule une solution numérique peut donner un état des lieux précis et dynamique de la mobilisation : qui est contacté, qui a répondu, qui a décliné, qui est en chemin...
L’outil numérique calcule des indicateurs de suivi de la mobilisation qui apparaissent dans un tableau de bord, facilitant le pilotage de la mobilisation ;
Ces indicateurs peuvent notamment être analysés après le plan blanc, dans le cadre du retour d’expérience organisé par l’établissement post-crise.
La diffusion de l'information en cours de crise est facile et rapide
Une solution numérique permet d’informer rapidement les personnes non mobilisées que leur présence sur site n’est pas encore nécessaire, évitant ainsi le surplus de ressources ;
Des messages d’attente peuvent être envoyés, permettant d’assurer la relève des effectifs à H+8 et la continuité des soins dans les meilleures conditions ;
Le numérique permet également d’envoyer au cours de la crise des messages d’information à l’ensemble des équipes, afin de les informer de l’évolution des évènements.
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