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Face à l'absentéisme croissant des professionnels de santé, les établissements de santé ont tout intérêt à investir dans un outil de gestion des remplacements pour économiser du temps et de l'énergie au quotidien, afin de les consacrer au soin.
Avec une augmentation de 20% du nombre d'arrêts de travail entre 2007 et 2017 dans les établissements sanitaires et médico-sociaux, couplée à un allongement de leur durée de 10%, la gestion des équipes paramédicales représente aujourd'hui un enjeu majeur tant pour la continuité des soins que pour la viabilité économique et structurelle des établissements de santé. Si le soin constitue leur mission principale, l'activité administrative y est pourtant l'une des plus chronophages et des moins efficientes, en particulier en matière de recrutement et de remplacement du personnel soignant.
Appelés à moderniser leurs logiques organisationnelles afin de réduire leurs coûts et d'optimiser l'usage des ressources disponibles, les établissements de santé ont aujourd'hui tout intérêt à sortir de la dépendance aux agences d'intérim qui comblent leur manque de personnel, et à investir dans une solution numérique de gestion des remplacements. Pourquoi ?
Si la plupart des établissements de santé s'appuient déjà sur un vivier plus ou moins fourni de travailleurs identifiés pour gérer leurs remplacements, le fonctionnement qui régit leurs interactions demeure très manuel et désorganisé, entraînant de fait une série de complications : listes de contact volantes et pas forcément à jour, prises de contact individuelles chronophages et intrusives, manque de traçabilité, absence de visibilité sur le long terme... À défaut de disposer d'un réseau immédiatement opérationnel et facilement activable, les établissements de santé ont alors fréquemment recours à l'intérim, avec les surcoûts financiers et les complications logistiques que ce système implique.
En effet, seule la rationalisation des données brutes que recouvrent les établissements de santé peut permettre d'en extraire toute leur valeur ajoutée. C’est précisément la mission que s'est donnée Hublo pour améliorer la qualité de vie au travail des professionnels de la santé et, par ricochets, la qualité des soins. Dans un premier temps, Hublo permet la consolidation du réseau de professionnels de santé connus en centralisant toutes les informations clés et en encadrant le processus de mise en relation. Dans un second temps, l'établissement de santé bénéficie des effets de réseaux propres à l'écosystème Hublo qui compte aujourd'hui plus de 500,000 soignants, et agrandit son propre vivier de remplaçants à mesure que les candidats postulent pour y accéder. Yannick Girault, DRH au CHU de Soissons confirme cette tendance :
Dès le début, notre vivier de remplaçants a explosé. Au mois de juillet, avant même que les accès soient ouverts au personnel, nous avions déjà 150 ou 200 remplaçants, agents ou vacataires. Aujourd’hui, nous en avons plus de 500. Avant Hublo, nous tournions sur une soixantaine de personnes…
Pour un établissement de santé comme pour un groupe, il existe un intérêt crucial à disposer d'une source unique de vérité concernant ses données de gestion hospitalière. D'une part, leur agrégation en un même environnement offre une vue d'ensemble qui peut permettre de faire émerger des tendances, des anomalies ou des besoins : un absentéisme particulièrement marqué au sein d'un service spécifique peut par exemple suggérer un problème de management, ou bien la nécessité de recruter un poste fixe à cet endroit. La visibilité qu'apporte Hublo sur les disponibilités des équipes donne lieu quant à elle à un niveau d'anticipation supérieur pour la continuité des soins.
D'autre part, la gestion administrative traditionnelle s'en voit largement fluidifiée et simplifiée car si tout le processus de recrutement se déroule sur la plateforme, son suivi l’est également. De l'automatisation des contrats et Déclarations Préalables À l'Embauche à la signature électronique, en passant par le tracking des heures travaillées et le calcul des salaires, le gain de temps est considérable et le risque d'erreur limité; un atout non négligeable dans un secteur où le respect des contraintes légales de temps de travail est primordial. Gabriel Faugloire, Directeur de l'EHPAD Sainte-Marie témoigne :
On gagne environ 1h par remplacement, de la recherche du candidat à l’édition des éléments variables de paie, en passant par l’édition automatique des contrats de travail CDD. Hublo est clairement aujourd’hui devenu un réflexe pour tous nos besoins !
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En libérant du temps et de l'énergie pour la réalisation de tâches et de projets qui sortent de l'administratif, l'outil de gestion des remplacements aide à replacer le soin au coeur de la gestion hospitalière. Par ailleurs, la centralisation de la donnée au sein d'un établissement de santé, ou sa mutualisation dans le cadre d'un groupe, rend possible pour la direction générale d'accéder à des informations et des éléments d’analyse de qualité, pour une prise de décision toujours plus efficace, précise et anticipative. Un autre avantage de ce décloisonnement réside dans le dépassement de la logique du fonctionnement en silos qui caractérise les services, pôles voire sites d’un établissement de santé, au profit d'une collaboration stratégique.
Le déploiement de plans de communications tel qu'un plan blanc en cas de crise, à l'échelle d'un établissement ou d'un groupe, s'en voit également largement facilité grâce à une plateforme comme Hublo (cliquez ici pour davantage de détails sur notre solution Plan Blanc). Bien souvent, puisque les informations de contact d'un certain nombre de professionnels de santé ne sont pas à jour, et que les services œuvrent indépendamment à la diffusion du plan de communication, l'asymétrie de l'information peut se révéler conséquente, avec son lot de frustration et de problèmes. Avec cette solution numérique de gestion des remplacements, l'établissement de santé est assuré d'avoir ses listes de contact de jour, et devient capable de diffuser en quelques minutes le même niveau d'information à l'ensemble de son réseau.
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