12/10/2020

L'avis de la Directrice des Soins de l'hôpital Cognacq-Jay sur l'outil Hublo

La Directrice des soins de l'hôpital Cognacq-Jay donne son avis sur l'outil de gestion des remplacements Hublo.

🚀 Date d’adoption de Hublo : mars 2017
🏥 Capacité d’accueil : L'établissement dispose de 3 services d'hospitalisation :

un service de soins palliatifs de 36 lits
un service d'infectiologie de 23 lits
une unité de lymphologie de 35 lits, un service de soins de suite oncologie de 24 lits.

L'hôpital Cognacq-Jay est un établissement de santé privé, d’intérêt collectif (ESPIC). Il est à but non lucratif et appartient à la Fondation Cognacq-Jay. Il pratique une médecine d'accompagnement et accueille en soins de suite, pour des séjours de plusieurs semaines à plusieurs mois, des patients nécessitant une prise en charge à la fois médicale et sociale. Un nouveau service de 12 lits consacré à la nutrition-obésité complète l'activité de l'établissement depuis juillet 2017, consolidé par un service accueil de jour de 12 places depuis décembre 2018.

Quel poste occupez-vous au sein de l’établissement ?

A.M : Je suis Directrice des soins infirmiers, je fais partie de l’équipe de direction. Plus précisément, je suis responsable de l’organisation des soins et des ressources humaines et matérielles dont elle dépend. Dans ce cadre-là, je suis aussi responsable du management de proximité dans les services.

Pouvez-vous nous présenter l’établissement ?

A.M : Nous avons 125 lits, cela correspond à peu près à 120 paramédicaux. Les 125 lits sont répartis en 36 lits de MCO et les autres en SSR. Ce sont des structures très spécialisées.

Pour ma part, je supervise les personnels paramédicaux, ce qui représente un tiers des effectifs de l’établissement. Il y a des aides-soignants, infirmiers, kinésithérapeutes, psychologues, diététiciennes, assistantes sociales… Les autres personnels sont les médecins, le personnel logistique et administratif, la pharmacie, l’entretien et l’hygiène des locaux…

Pourquoi avoir adopté Hublo ?

A.M : C’est d’abord une rencontre ! Une rencontre entre l’équipe dynamique de Hublo et le directeur de l’époque.

Nous avions les problématiques suivantes : d’une part la gestion des remplacements était chronophage : il fallait que les astreintes soient organisées, avoir un listing de vacataires internes, prendre du temps pour les appeler… et quand nous n’y arrivions pas, faire appel à de l’intérim.

D’autre part, nous avions un vrai turn-over de nos remplaçants alors même que notre établissement est stable, accueillant et attractif en Ile-de-France (nous avions le même turnover que des établissements moins accueillants pour les personnels). La gestion de la masse salariale était donc très chronophage. Dans ce contexte, Hublo a été présentée comme une facilitation des remplacements. Le directeur a donc dit « Allons-y ! ».

Comment fonctionniez-vous avant l’arrivée de Hublo ?

A.M : Il y avait une liste de vacataires tenue essentiellement par la directrice des soins, qui gérait cela toute seule, en collaboration avec les ressources humaines. Il y avait beaucoup d’astreintes mises en place nuit et jour. L’outil Hublo permet aujourd’hui de faciliter tout ce travail. Cela a fait gagner du temps et a permis une redistribution des tâches. J’ai pu solliciter mes cadres de proximité pour m’aider dans ce travail de gestion des vacataires, parce que l’outil Hublo est facile, et il est donc partagé entre les cadres de proximité et moi-même.

De fait, ce nouveau mode de fonctionnement fait gagner du temps et de la lisibilité aux cadres, et cela me fait gagner du temps à moi également.

Comment utilisez-vous la plateforme au quotidien ?

A.M : Ce sont les cadres qui postent les missions et qui les valident. Nous faisons une réunion hebdomadaire, les cadres et moi-même, pour définir les remplacements à effectuer, choisir le rythme auquel nous lançons les demandes, faire un suivi global. Le weekend, même l’accueil est habilité à lancer une mission Hublo en urgence.

Pour nous, Hublo est un agenda magnifique, mis à jour en permanence ! Je peux gérer mon listing de vacataires en fonction des métiers, des services et des compétences. Je peux gérer toutes les demandes avec mes cadres, et en assurer la traçabilité. Cela me permet de faire un suivi permanent de leurs demandes, même si la réunion hebdomadaire est là pour formaliser ce suivi.

De mon côté, j’utilise beaucoup les statistiques et je vais les utiliser de plus en plus. En effet nous avons maintenant accès à une nouvelle fonctionnalité sur Hublo qui nous permet de solliciter en dernier recours, une société de vacation qui nous met à disposition du personnel. Nous utilisons dans un premier temps, soit les heures supplémentaires des salariés qui ont la capacité d’en faire, soit notre listing de vacataires - que nous constituons au fur et à mesure - soit, en dernier recours la « touche » intérim. Cette « touche » permet alors de solliciter la société de mise à disposition de vacataires. Ainsi, les statistiques qui me permettent aujourd’hui d’évaluer pour les heures supplémentaires, les métiers et les secteurs d’activité qui ont été demandeurs, me permettront très bientôt de faire les mêmes analyses pour l’utilisation de l’intérim.

Je vais donc pouvoir remplir totalement mon tableau de performance sur la gestion de la masse salariale. Par conséquent, si l’apport majeur de Hublo est la meilleure gestion du temps, cela nous permet aussi d’avoir une photographie permanente de nos pratiques de remplacements.

La prise en main de Hublo s’est-elle effectuée facilement ?

A.M : Hublo une solution très facile à utiliser et collaborative. De plus, l’équipe Hublo a été très présente pour nous accompagner ! Mais il est tout de même important qu’il y ait un pilote au sein de l’établissement qui soit responsable de l’outil, pour qu’il y ait un dialogue constructif permanent avec l’équipe Hublo. A Cognacq Jay, j’assure ce pilotage. Je communique très régulièrement avec les membres de Hublo par mail et téléphone et cela entretient notre relationnel ainsi que la grande confiance que nous avons dans l’outil.

Comment mesurez-vous l’impact de Hublo au sein de votre structure ?

A.M : Mes cadres ont gagné au moins une journée par mois chacune, car elles n’ont plus besoin de mettre à jour le tableau de saisie des éléments de paie. Je l’obtiens directement via une extraction des données depuis Hublo.

En plus de cela, si nous comptons le temps téléphonique qu’elles économisent grâce à Hublo, c’est largement 2 heures par jour économisées sur l’ensemble des services (donc réparties sur 5 cadres) !

Mon objectif pour 2019, c’est de gagner encore plus de temps, en générant les contrats automatiquement grâce à Hublo.

Un dernier mot ?

A.M : Aujourd’hui, en tant que directrice des soins, j’ai changé de profil : de gestionnaire du planning, je suis devenue gestionnaire des projets de service. Cela me laisse du temps pour utiliser ma fonction dans toutes ses dimensions, ce qui est vraiment intéressant.

‍