Une organisation du travail modernisée au Pôle Gériatrique Rennais grâce à Hublo

Entretien avec Carole Merlaud, Responsable pôle RH et dialogue social au Pôle Gériatrique Rennais.

A travers ses activités de médecine gériatrique, de soins de suite et de réadaptation, et en médico-social, le Pôle Gériatrique Rennais (Groupe UGECAM Bretagne - Pays de la Loire) propose une prise en charge globale, des solutions adaptées aux situations des personnes âgées de l'agglomération rennaise.

C'est un outil de gestion globale qui donne du sens à la fonction RH ! Hublo doit être pensé comme une outil long-terme, exploité de manière transversale, par les cadres, et les RH.

Pourquoi avez-vous mis en place un outil digital de gestion des remplacements au départ ?

Carole : Nous avons installé Hublo en décembre 2019, face à des difficultés de remplacement importantes pour gérer les absences non programmées (plutôt courtes). Nous avons toujours eu une forte culture de l'intérim pour gérer les absences inopinées, mais cette logique de passer systématiquement par une agence d'intérim ne nous permettait pas de constituer un vivier de remplaçants sur qui compter en cas de besoin.

Au cours de l'année 2020, avec l'arrivée de l'épidémie de covid, nous avons assisté à une montée en charge progressive du nombre de besoins de remplacement. Nous sommes alors passés de 200 missions postées par mois à 600 missions postées. Quant à notre vivier de remplaçants, il a doublé en un an.

Aujourd'hui, nos cadres et RH sont connectées sur Hublo en permanence et y ont déjà planifié tous leurs contrats d'été !

Pouvez-vous m'expliquer l'utilisation que vous faites de l'outil au quotidien ? Aujourd'hui concrètement comment procédez-vous pour trouver un remplaçant ?

De plus en plus de gens viennent chez nous utiliser Hublo. Cet outil cultive un rapport différent au travail, et une autonomie très attractive pour les remplaçants. Hublo nous permet également de fidéliser !

Carole : Au départ nous avons mis en place deux groupes pilotes pour utiliser Hublo - dans deux services différents - puis avons étendu l'outil à l'ensemble de l'établissement. Nous avons ensuite travaillé de manière progressive, main dans la main avec l'équipe Hublo, en priorisant les chantiers. Nous avons au départ travaillé sur deux axes... qui sont finalement devenus trois axes !

→ Premier axe : comment intégrer Hublo dans notre circuit "contrats" ? Hublo était un outil réactif et performant en matière de gestion des remplacements, mais nous conservions une procédure assez lourde pour l'édition et le suivi des contrats. La circulation de l'information en interne sur la gestion des contrats était également assez lente. Nous avions donc besoin de faire intervenir Hublo sur ce sujet et avons donc travaillé avec les cadres et notre référent Hublo (Benoit), pour mettre en corrélation l'outil et nos besoins, à travers le module Contrat. Nous avons des particularités fortes et avons donc adapté dans Hublo la fiche "salarié" individuelle, ainsi que notre trame de contrat. Nous avons également prévu des temps d'informations auprès des instances. Le 1er janvier dernier, le module Contrat était lancé ! Aujourd'hui nous éditons environ 160 contrats par mois.

→ Deuxième axe : comment optimiser notre politique de recrutement avec Hublo ? Nous avons rapidement constaté qu'en incitant les cadres à passer systématiquement par Hublo pour poster des missions, en permettant aux contrats d'être édités et transmis rapidement, nous alimentions un effet vertueux de bouche a oreille chez les soignants. De plus en plus de gens viennent chez nous utiliser Hublo. Cet outil cultive un rapport différent au travail, et une autonomie très attractive pour les remplaçants. Hublo nous permet également de fidéliser !

Une anecdote parmi d'autres... L'une de nos soignantes, attachée à son indépendance et à sa liberté, a commencé à travailler chez nous en réalisant des missions courtes et ponctuelles. Elle s'est appropriée l'établissement au fil des missions, qui a déclencher chez elle l'envie de travailler sur le temps long. Nous lui avons donc proposé un contrat fixe chez nous, qu'elle a accepté !

Après un an de construction du réseau avec les cadres, nous constatons donc aujourd'hui un effet très positif. Bien sûr, nous avons pris le temps nécessaire pour faire les entretiens des nouveaux profils, le but n'étant pas d'accepter des gens à tour de bras. Hublo est un outil qui facilite la prise de contact, puis la gestion du réseau, mais il ne remplace pas les entretiens humains.

→ Enfin, un troisième axe de développement a émergé des soignants eux-même... "Avec Hublo on peut maintenant gérer nos remplacements de manière très simple, mais on signe encore des contrats papiers !". Nous nous sommes alors penchés sur la signature électronique proposée par Hublo, et cette suggestion a fait l'unanimité au sein de l'établissement !

Quels conseils donneriez-vous à des établissements en phase d'hésitation pour mettre en place Hublo ?

Carole : Hublo est un très bel outil mais pas une solution magique. Il faut y investir du temps, et construire une stratégie, pour en récolter les bénéfices.

Il faut prendre le temps de recruter des candidats et de faire grossir le vivier, il faut prendre le temps de s'intéresser aux avantages de l'outil (paramétrage des limites d'heures supplémentaires et autres leviers de contrôle par exemple)...

C'est un outil de gestion globale qui donne du sens à la fonction RH ! Hublo doit être pensée comme un outil long-terme, réfléchi de manière transversale, avec les cadres, et les RH.

Il faut prendre le temps de recruter les candidats et de faire grossir le vivier.

Avez-vous mis en place une communication à l'extérieur, pour élargir votre vivier de remplaçants ?

Carole : Non, nous avons saisi les opportunités qui se présentaient et exploité les avantages de l'outil pour attirer et fidéliser :

• Dès que l'on faisait passer un entretien, pour un CDD ou même un CDI par exemple, et que je rencontrais 4 personnes compétentes, je refusais de perdre 3 profils une fois le choix effectué : je leur proposais donc systématiquement de rejoindre notre réseau Hublo.
• Ensuite, comme évoqué précédemment, nous avons élargi notre réseau de soignants en fidélisant ceux venus au départ pour des remplacements ponctuels.
• Enfin nous avons également attiré des étudiants en soins infirmiers qui "font des Hublo" le week-end, pour arrondir leur fins de mois, en tant qu'AS, ASH, et que l'on va récupérer en tant qu'IDE une fois qu'ils sont diplômés. Hublo est donc un vrai outil d'attractivité et de fidélisation.

Enfin, rappelons que notre vivier ne s'est pas construit en 1 jour mais en 18 mois...!

Quels sont les principaux impacts positifs de la solution dans le quotidien de vos équipes aujourd'hui ?

Carole : C'est un gain de temps quotidien énorme. Le fait de gérer les contrats dans Hublo a particulièrement changé la vie de l'équipe RH !

Même les cadres ont gagné du temps car elles n'ont maintenant plus besoin de faire une fiche de déclenchement de contrat à chaque mission. En matière de transmission de l'information à l'équipe RH, et de fiabilité des données, c'est sans commune mesure. Il faut juste le temps de poster les missions !

En matière de transmission de l'information à l'équipe RH, et de fiabilité des données, c'est sans commune mesure.

Comment se passe l'accompagnement par l'équipe Hublo ?

Carole : L'accompagnement est génial ! Nous avons une relation très fluide et décomplexée, focalisée sur la recherche de solutions, ensemble. Nous avons posé chaque problème, créé des zones de dialogue et réfléchi à des solutions, ensemble. Nous nous sommes sentis soutenus dans chacune des étapes. Nous avons beau avoir une équipe très dynamique au sein de l'établissement, nous n'y serions pas pas arrivés tous seuls.

L'équipe Hublo a été de très bon conseil dans la la mise en place du projet, et dans l'enchaînement des étapes en temps et en heure. Nous avons notamment été encouragés à fiabiliser notre circuit de gestion des contrats avant de mettre en place la signature électronique. Nous avons fait confiance à l'équipe Hublo, réajusté l'emploi du temps, et sommes aujourd'hui prêts et sereins pour lancer la signature électronique !

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