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La Directrice des soins du Centre Hospitalier de Mont de Marsan raconte son expérience réussie de gestion de crise du covid-19, grâce au module Plan Blanc proposé par la solution de gestion des remplacements Hublo.
Le Centre Hospitalier de Mont de Marsan a adopté la solution Plan Blanc en février 2020 pour être en mesure de mobiliser son personnel instantanément en cas de crise majeure. Cet établissement a testé pour la première fois l'outil le 16 mars, afin de renforcer ses équipes en urgence face au Covid-19. Puis l'équipe de direction a eu une idée : celle d'utiliser le module Plan Blanc, proposé par Hublo en complément de sa solution de gestion des remplacements, pour diffuser un bulletin d'information quotidien aux 3000 agents de l'établissement. Brigitte Castaing, Directrice des soins au CH de Mont de Marsan, nous livre son témoignage.
Brigitte Castaing : L'hôpital s’est équipé de la solution Plan Blanc à la fin du mois de février 2020.
Au début de la crise du Covid-19, nous avons utilisé l’outil afin de rappeler massivement des groupes de professionnels indispensables pour faire face à la situation sanitaire exceptionnelle (notamment les personnels formés aux SSE).
Nous avons déclenché notre premier plan blanc le 16 mars, afin de rapatrier toutes nos forces humaines sur place, en prévision de l’augmentation de la charge en soins. Puis nous avons déclenché une nouvelle communication Plan Blanc, suite à une sollicitation de l’Ile de France pour envoyer des professionnels en renforts. Cette utilisation de l’outil Plan Blanc nous a été d’une précieuse aide dans la gestion de la crise.
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Brigitte Castaing : Nous nous sommes rapidement aperçus que nous avions également besoin de communiquer régulièrement avec l’ensemble de nos agents, pour leur transmettre des informations sur la situation de l’établissement : évolution du nombre de malades du Covid, réorganisation de services, gestes barrières, initiatives mises en place dans l’hôpital… Nous avons donc décidé d’utiliser la solution numérique Plan Blanc, pour créer un groupe de communication avec les 3000 agents de l’établissement, et leur transmettre des bulletins d’information par SMS.
Notre premier bulletin, un format PDF de 2 pages, envoyé le 17 mars à tous les agents, a eu un succès immédiat. Les professionnels ont tout de suite adoré ce nouveau mode de fonctionnement et nous ont fait part de leur satisfaction. Cette communication par SMS a en effet permis de démocratiser l’information : du chef cuisinier à l’infirmière en réanimation, chacun des agents a pu recevoir le même niveau d’information.
Nous avons alors décidé de mettre en place des bulletins d’information quotidiens pendant les premières semaines de la crise, puis bihebdomadaires, afin de relayer les différentes informations sur la vie de l’hôpital, souvent accompagnées de quelques photos des équipes. 23 bulletins ont été envoyés à ce jour, à chaque fois très attendus par les professionnels.
De fait, conséquence inattendue très positive de ce nouveau mode de communication accessible à tous : nous avons pu mettre à jour la quasi-totalité des numéros de portable des agents de l’établissement. Le mois dernier, la Direction des Ressources Humaines a eu des appels quotidiens d’agents souhaitant compléter leurs coordonnées téléphoniques, afin de recevoir les fameux bulletins d’information. Aujourd’hui, il nous manque uniquement 13 numéros… sur 3000. C’est inespéré !
Brigitte Castaing : Ces prochaines semaines, nous allons entrer dans une période plus calme, ne nécessitant plus de bulletins quotidiens, mais allons continuer à utiliser la communication efficace permise par la solution Plan Blanc : nous envisageons notamment de remplacer notre newsletter papier mensuelle par un bulletin numérique, transmis par SMS grâce à ce module.
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