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La DRH du Centre de gérontologie Les Abondances donne son avis sur l'outil de gestion des remplacements Hublo.
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🚀 Date d’adoption de Hublo : juin 2018
🏥 Capacité d’accueil : 564 lits
Le Centre de Gérontologie « Les Abondances » , situé à Boulogne-Billancourt, est un établissement public de santé, membre du GHT Hauts-de-Seine. Il est reconnu pour son expertise dans la prise en charge des patients âgés.
Amélie Maingon : J’ai pris mon poste en septembre 2017, à la Direction des Ressources Humaines. Je venais du médico-social auparavant, j’étais directrice adjointe d’un EHPAD.
Amélie Maingon : C’est un centre de gérontologie qui contient 564 lits exclusivement dédié à la gériatrie. La totalité de la filière de santé spécialisée en gériatrie est présente au sein de l’établissement.
Nous avons d’une part un pôle sanitaire avec une unité de soins longue durée de 110 lits, un service de soins de suite et de rééducation de 30 lits, et un hôpital de jour de 12 places.
Nous avons d’autre part un département médico-social, avec deux EHPAD qui font respectivement 120 et 90 lits, un service de soins infirmiers à domicile de 190 places, un accueil de jour et une plateforme d’accompagnement et de répit des aidants.
Amélie Maingon : Nous n’avions pas de réseau de vacataires à proprement parler. A chaque fois que nous avions un besoin de remplacement, nous faisions appel à un cabinet de recrutement. A la réception du dossier de chaque candidat, nous devions établir le contrat, enregistrer toutes les données relatives à l’identité du nouveau vacataire et payer directement ce dernier. Une facture correspondant à la mise à disposition du vacataire nous était ensuite adressée.
C’était donc coûteux, très chronophage d’établir des contrats par mission, et sur le plan qualitatif ce n’était pas satisfaisant, car nous avions certes du monde dans les services, mais nous ne recrutions pas. En plus, les personnes étaient toujours différentes, et ne connaissaient donc pas les protocoles, ni les fonctionnements des différents services, ni les résidents ou les patients.
L’idée avec Hublo c’était de pouvoir reprendre la main sur nos recrutements de vacataires, de les fidéliser et de gagner ainsi en qualité d’accompagnement et de soin, en ayant du personnel formé à nos protocoles, à notre structure et à notre mode de fonctionnement.
Amélie Maingon : Je pense à deux choses principales.
Tout d’abord, avoir un outil très pratique pour les cadres, rapide, facile d’utilisation puisque nous avons des profils de cadres très différents, certains sont très à l’aise avec l’outil informatique, d’autres moins. Il nous fallait donc quelque chose d’assez intuitif pour susciter l’adhésion de tout le monde et que les cadres soient convaincus que ça allait leur faire gagner du temps, là était notre souci principal…. Tous les cadres de santé, encore plus sur une activité gériatrique, vous disent que la gestion du planning est la tâche la plus chronophage de leur périmètre, mais est loin d’être la plus intéressante !
Ensuite, le coût bien évidemment, pour être sûr que l’on s’y retrouve en termes de retour sur investissement.
Amélie Maingon : Je transmets les candidatures de vacataires, et les cadres font leur recrutement. Le dossier du candidat est validé au service RH, et quand le contrat est établi et signé par le vacataire, nous l’intégrons dans notre réseau. C’est donc nous qui faisons au service RH la gestion des entrées et des sorties de vacataires dans le réseau.
Quand il y a un besoin de remplacement en revanche, le cadre fait valider sa demande de remplacement par la responsable du pôle sanitaire ou la responsable du médico-social, mais peut lui-même publier la mission. De la même façon, le cadre peut choisir le vacataire qu’il veut solliciter, parmi les répondants, et attribuer la mission au vacataire choisi.
Amélie Maingon : Non, nous avons essayé de calquer la solution sur notre organisation.
Auparavant, les cadres devaient remplir un tableau Excel pour enregistrer les missions effectuées par les uns et les autres. Ce tableau n’était pas toujours rempli avant la clôture de la paie et ne pouvait pas être ouvert simultanément par plusieurs cadres. Nous avions beaucoup de difficultés, avec différentes versions de tableaux, ce qui générait de la confusion et des erreurs de paie. Là nous avons un seul et même outil. Nous utilisons donc l’export des missions pour suivre la paie. C’est devenu notre unique outil d’information !
Amélie Maingon : En ce qui me concerne, j’utilise surtout le module statistiques. Cette fonctionnalité me permet d’avoir accès à des informations utiles pour mesurer différents indicateurs.
Parmi les cadres, les pratiques varient. Certains vont plutôt utiliser la fonction planning pour regarder les disponibilités des uns et des autres, afin d’attribuer les missions directement. Ils ne publient des missions qu’occasionnellement, en cas d’absence inopinée, dans l’urgence. D’autres en revanche vont utiliser beaucoup plus systématiquement la fonction « poster une mission », qui permet d’alerter instantanément nos remplaçants potentiels par SMS et via l’application Hublo.
Amélie Maingon : Le principal impact positif c’est le gain de temps pour l’encadrement.
Hublo nous a aussi permis d’augmenter le nombre de vacataires que l’on sollicite car il est très simple de gérer les remplacements par la suite. Alors que nous avions seulement une dizaine d’agents sous ce statut, pas toujours très disponibles, nous comptons désormais plus de 60 vacataires dans notre réseau. Avoir la possibilité de solliciter régulièrement les mêmes professionnels, que nous avons nous-mêmes recrutés et dont nous pouvons suivre le travail est aussi un gage de qualité.
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