L'avis de la DRH de l'EHPAD Terre Nègre sur l'outil hublo

🏥 Capacité d’accueil : 400 places
🚀 Adoption de Hublo : Juin 2018

L’EHPAD Terre-Nègre est une maison de retraite privée constituée en association loi de 1901 à but non lucratif et reconnue d’utilité publique. Il se situe à proximité du centre de Bordeaux, à deux pas du Parc Bordelais et de la barrière du Médoc.

Par sa taille l’EHPAD Terre-Nègre figure parmi les 3 plus grands EHPAD de France.

Pouvez-vous vous présenter et expliquer votre fonction au sein de l’EHPAD ?

E. J : J’occupe la fonction de DRH depuis 2014 et je manage une équipe de 4 ETP exclusivement dédiée aux RH.
Nous formons une entité complètement autonome dans notre fonctionnement, et traitons en interne tous les sujets RH : le recrutement, le traitement administratif des données, la gestion de la paie, la sortie du salarié, mais aussi la gestion des plannings et des arrêts maladies. C’est un peu spécifique car dans le secteur médico-social, la gestion des plannings est souvent confiée aux cadres de terrain, ce qui n’est pas le cas dans notre EHPAD.

Personnellement, je suis sur un poste de généraliste RH et j’agis donc sur tous les spectres de l’action RH dans l’établissement : le contrôle de la paie, la gestion administrative, l’animation des relations avec les représentants du personnel, et bien sur, le pilotage de l’action RH sur l’ensemble de notre établissement.

Quelle est aujourd'hui la structure de l’EHPAD Terre Nègre ?

E. J : En termes de volume nous avons 170 ETP en CDI qui couvrent des métiers aussi divers que l’administration, la logistique avec une équipe d’entretien notamment, la partie soin avec un gros pool d’AS et d’IDE, mais également des médecins salariés, des psychologues, des psychomotriciens, pharmaciens, cadres de santé…

Les métiers concernés par l’outil Hublo sont les aides-soignant(e)s et infirmier(e)s puisque nous remplaçons principalement sur ces métiers-là.

Quels étaient les problèmes principaux que vous rencontriez au sein de votre établissement avant Hublo et quelles améliorations espériez-vous avec l’adoption de la plateforme ?

E. J : Nous avons deux problématiques RH importantes à gérer sur la structure.

D’une part nous avons un taux d’absentéisme important. Nous sommes au-dessus de la moyenne du secteur EHPAD, moyenne déjà élevée par rapport aux autres secteurs d’activités.

D’autre part, nous avons un marché de l’emploi compliqué, caractérisé par de grandes difficultés de recrutement sur ces métiers-là, et notamment sur le métier d’aide-soignant. Pour vous illustrer ce point : sur l’année 2018, j’ai eu en permanence six postes vacants en attente de recrutement de CDI, sur lesquels je n’arrivais pas à positionner de candidats. Certains salariés nous disent choisir de rester en CDD car cela leur permet d’augmenter leur rémunération et de gagner en souplesse dans la gestion de leur planning. Ce sont les deux principales problématiques que je dois prendre en compte dans ma gestion RH, car elles nous empêchent d’arriver à la construction de plannings complets. C’est donc dans ce contexte que l’on a réfléchi à une solution qui pourrait nous aider à être plus réactifs sur la gestion des remplacements.

Jusqu’ici nous ne fonctionnions que par téléphone. C’était très difficile car notre pool de remplacements mensuel regroupe environ une soixantaine de CDD ; il est donc compliqué et chronophage de capter leurs disponibilités et de les mettre en perspective avec nos besoins, quand les échanges se font uniquement en tête-à-tête ou par téléphone ! Arriver à capter la personne au bon moment et espérer que les deux besoins correspondent… ce n’était vraiment pas simple.

Enfin, nous avions un autre problème qui remontait régulièrement : le manque de transparence et le sentiment d’iniquité au sein des équipes qui ne savaient pas comment fonctionnait le pôle RH pour proposer les missions. On entendait souvent « il y a du favoritisme » ou bien « ce sont toujours les même… ». Nous n’arrivions pas à nous défaire de ce sentiment d’iniquité.

La solution Hublo a-t-elle changé votre organisation, à savoir, un pool de vacataires, managé par le service RH ?

E.J : Non, cela nous a permis un gain de temps, et plus de transparence dans notre mode de fonctionnement. Les salariés voient passer les missions, peuvent se positionner ou pas, et l’attribution des missions ne suscite plus de questions pour mon équipe. Aujourd’hui nous avons une gestion beaucoup plus adaptée.

Aviez-vous des critères précis en tête au moment d’adopter une solution digitale ?

E. J : Nous voulions tout d’abord une solution qui réponde parfaitement à nos besoins dont le principal était de « diffuser en une fois et toucher un maximum de monde ».

Ensuite, comme nous avons un public peu à l’aise avec les outils informatiques en général, nous avions une appréhension par rapport à cela et voulions donc une solution très ergonomique et facile d’accès, ce que nous avons trouvé dans Hublo.

Nous tenions également à avoir cette notion d’équité que j’ai évoquée, dans la solution adoptée. Enfin, il y avait bien sûr une notion de budget, puisque nous sommes principalement financés par des fonds publics, nous devons être transparents sur les raisons d’une telle mise en place, et avoir un retour sur investissement.

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Comment est-ce que vous mesurez la valeur que vous apporte Hublo ?

E. J : Nous avons pu la quantifier à différents niveaux. Sur l’aspect organisationnel et administratif tout d’abord : nous avons évalué le gain à une quinzaine d’heures hebdomadaires dans le service RH, avec la mise en place de Hublo. C’est autant de temps que l’on a pu remettre à profit sur des missions RH plus généralistes, sur de l’analyse de données… sur des missions plus intéressantes ! Les cadres d’astreintes ont également constaté une nette amélioration de leurs conditions d’astreintes car au-delà du gain de temps nous avons surtout gagné en efficacité et en fluidité !

Ensuite sur l’aspect budget et coût des remplacements, une première tendance semble se dessiner. Nous arrivons à mobiliser plus facilement notre pool de CDD qui a une vision plus large des missions et qui peut donc se positionner de façon plus confortable. La répartition de mes coûts de remplacement a donc déjà commencé à évoluer sur les premiers mois d’utilisation de Hublo. Jusqu'à maintenant, les CDD et l'intérim représentaient respectivement 70% et 30% des coûts. Aujourd'hui cette répartition est d'au moins de 75% pour les CDD et 25% pour l’intérim.

En ce qui vous concerne, quelle utilisation faites-vous de l’outil Hublo au quotidien ?

E. J : Je l’utilise en superviseur. Je contrôle, je regarde ce qui s’y passe, c’est une utilisation surtout basée sur l’observation et le suivi. Les administrateurs eux en revanche, utilisent quotidiennement la fonction « poster une mission ».

Pour quel type d’absence postez-vous des missions généralement ? Inopinées ou prévues ?

E. J : Nous avons deux types de fonctionnement. Au départ j’avais donné la consigne de ne poster que les absences de dernière minute, mais pendant la période estivale nous nous sommes rendus compte que cela n’était pas suffisant, tant le volume d’absentéisme était important. J’ai donc décidé de permettre l’utilisation de l’outil pour tous les types de missions : nous avons ainsi posté pendant tout l’été (juillet/aout/septembre) des missions long terme destinées à tout le monde. Mais cela a été remis en question car toutes les missions longue durée étaient très vite planifiées au détriment des besoins de dernière minute.

Nous avons donc remodifié, au début du mois de novembre, la façon de gérer ces annonces : désormais toutes les absences connues et qui interviennent dans un délai inférieur à 15 jours sont postées à l’ensemble des CDI et CDD ; en revanche les absences connues au moins 15 jours à l’avance, ne sont postées qu’au pool de CDD.

Avez-vous pris d’autres initiatives au sein de l’établissement pour améliorer la QVT dans votre EHPAD ?

E. J : Bien sûr. Une initiative qui nous tient particulièrement à cœur et que nous sommes en train de déployer est notre projet « La blouse sans le blues ».

Il s’agit d’un projet global d’amélioration des conditions de travail puisque - comme je vous l’ai dit - nous avons un taux d’absentéisme important, lié en partie à l’histoire de l’établissement. À la suite du changement de Direction intervenu au début de l’année 2017, nous avons mis en place le comité d’amélioration des conditions de travail, « La blouse sans le blues », qui a conduit à la formation d’une trentaine de personnes sur l’établissement pour les sensibiliser aux bonnes pratiques, et à des investissements importants de matériel destiné à accompagner nos équipes dans la prise en charge des résidents au quotidien.

Début 2019, ce sera la dernière phase du déploiement avec l’installation de rails plafonds dans la moitié des chambres de la structure. Cela doit nous permettre de soulager les membres du personnel au quotidien, dans la prise en charge de nos résidents. Nous faisons partie des établissements très impliqués sur ces questions de qualité de vie au travail.

Avec cette nouvelle direction, nous sommes dans un projet global qui nous permet d’aller vers ces nouvelles solutions technologiques pour accompagner les salariés et les résidents. Et nous avons encore plein d’idées… mais nous devons prioriser nos actions !

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