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Témoignage d'un Cadre supérieur de santé du Centre Hospitalier de Nevers, sur son utilisation de la solution de gestion des remplacements Hublo.
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Olivier Jallet est cadre supérieur de santé, à la direction coordination générale des soins, au Centre Hospitalier de Nevers. Ses missions ? L'organisation des soins et des services, du recrutement et du suivi RH des professionnels, et gestion des pools de remplacement de l'établissement
Le changement d'interlocuteur au démarrage nous a fait peur, mais nous avons eu ensuite le sentiment d'être accompagnés et entendus dans nos besoins.
O.J : Nous faisons partie des clients historiques de Whoog, nous utilisions la solution depuis 4 ans lorsque nous avons migré sur Hublo. En effet, il y a 4 ans, l'établissement cherchait une solution de gestion des remplacements et l'on m'a confié la responsabilité de ce projet. Nous sommes vraiment partis de 0 ! En mettant en place une solution digitale comme Whoog, nous avons souhaité :
O.J : Au départ nous étions perplexes. Au delà du changement d'interlocuteur induit par cette migration sur Hublo, nous donnant l'impression de devoir tout recommencer, nous avons surtout eu peur que la transition entre les deux outils prenne beaucoup de temps. Les modalités de fonctionnement entre Whoog et Hublo étaient différentes au niveau de l’arborescence de compétences, des affectations et du rattachement des agents. D'autant plus que nous avions absolument besoin d'adapter sur Hublo, un document d'extraction de données mis en place spécifiquement avec Whoog. Cela a pris un peu plus de temps que prévu mais a permis de faire la transition dans de bonnes conditions.
Finalement, nous avons réussi à adapter ce document sur Hublo, et avons migré dans la foulée, le 17 décembre 2020 ! Le jour J, la migration en elle-même a été très rapide.
O.J : Oui, car nous avons bien communiqué en amont, aux agents utilisateurs de la plateforme et aux cadres de l'établissement.
À nos agents inscrits sur Whoog, nous avons diffusé 3 mails successifs, grâce à une extraction de leurs adresses mail faite par Sharon, notre interlocutrice Hublo : le 1er mail, pour les informer que la plateforme allait changer; le 2ème, pour rappeler la date de la migration; et le 3ème mail, juste avant le jour J, avec deux rappels sur la nouvelle plateforme Hublo : le fait qu'ils ne seraient plus rattachés à un cadre (mais à un service), et l'importance de mettre à jour leurs disponibilités.
À nos cadres nous avons fait une réunion d'information générale. Notre chargée de compte Hublo devait faire une session de formation de 2h à 42 cadres de l'hôpital, mais, les précautions sanitaires nous ont obligé à restreindre cette formation aux 11 cadres supérieurs. Cette formation a été très appréciée. Nous avons informé les cadres qu'il n'y aurait pas de missions postées le jour de la migration, pour la bonne mise en place de la plateforme. Nous nous sommes rendus disponibles pour toutes les questions éventuelles, mais il n'y a pas eu de remontées particulières !
Finalement, cette communication sur Hublo n'a été qu'une réactualisation de la première faite pour Whoog.
La personne qui pilote le projet doit certes y consacrer du temps en amont pour les paramétrages divers, et être vigilante au moment de la migration, mais celle-ci est ensuite très rapide. Il n'y a eu qu'une semaine "délicate" pour les cadres pour changer leurs habitudes. Pour les agents utilisateurs, le changement d'outil a été transparent !
Avec cette migration, il a fallu accepter certains changements, mais la manipulation du nouvel outil est très agréable.
O.J : Les retours des agents sur Hublo sont très positifs : ils trouvent l'application et le fait de pouvoir postuler depuis leur smartphone super simple, et l'usage des SMS très pratique pour ceux qui n'ont pas de smartphone.
La migration sur Hublo a d'ailleurs reboosté notre réseau de professionnels : d'une part, de nombreux agents ont demandé de nouvelles compétences via la plateforme; d'autre part, de nouveaux professionnels de soins ont demandé à rejoindre notre réseau, grâce au bouche-à-oreille entre les agents !
Du côté des cadres, la nouvelle plateforme apporte également une grande satisfaction !
Avec cette migration, il a fallu accepter certains changements, mais la manipulation du nouvel outil est très agréable.
La migration sur Hublo a reboosté notre réseau de professionnels : d'une part, de nombreux agents ont demandé de nouvelles compétences via la plateforme; d'autre part, de nouveaux professionnels de soins ont demandé à rejoindre notre réseau.
O.J : Le changement d'interlocuteur au démarrage nous a fait peur, mais nous avons eu ensuite le sentiment d'être accompagnés et entendus dans nos besoins. Par sa rapidité dans les réponses, et son souci avéré de prendre en compte nos problématiques, l'équipe Hublo nous a montré qu'elle était 100% disponible.
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