Pour une meilleure traçabilité de son process de recrutement, le CHU de Caen a choisi Mstaff

Utilisateur de Mstaff depuis 2022, le CHU de Caen Normandie a choisi notre solution avec un objectif : dématerialiser le processus de recrutement, et cela en toute sécurité. Théo Piolin, Directeur du département Ressources Humaines, revient en détail sur son expérience.

Pourquoi avoir choisi de mettre en place Mstaff ?

Nous avons choisi de mettre en place une solution qui nous a permis de dématérialiser complètement l’amont de notre processus de recrutement. Par là j’entends, la validation des vacances de postes et des remplacements, la réception des candidatures, le suivi du processus de recrutement. Après recherche et mise en concurrence des différents éditeurs nous avons choisi la solution Mstaff parce que c’est celle qui nous paraissait la plus adaptée à notre besoin dans la mesure où elle se démarquait par sa capacité à s’adapter à ses établissements clients, notamment à leur organisation et à leurs pratiques.

C’est aussi l’ergonomie de la plateforme qui est lisible et instinctive. Ces deux facteurs font que nous nous sommes orientés vers Mstaff plutôt que vers un autre concurrent.

Mstaff répond à notre priorité : sécuriser la validation du poste pour mieux gérer nos effectifs et avoir plus de clarté et de visibilité sur le processus de recrutement.

Pouvez-vous m'expliquer l'impact qu’a eu la solution sur votre gestion des candidatures ?

D’une part, cela a permis de mieux sécuriser et de tracer notre process.

Auparavant, le besoin de remplacement ou de compensation d’un poste déclaré vacant se faisait par le biais d’un tableau Excel qui était partagé entre plusieurs directions et entre l’encadrement qui manifestait ce besoin. En résumé, il s’agissait d’un tableau Excel que nous remplissions, puis une fiche d’affectation que nous transférions de direction en direction où chacun y apposait son accord ainsi que la date de recrutement. L’inconvénient principal de ce système est qu’il manquait de sécurité puisque n’importe qui pouvait usurper une identité et indiquer dans le tableau Excel : “signé telle ou telle personne”. De plus, nous manquions de traçabilité sur l’ensemble des étapes du recrutement.

Globalement, nous avions du mal à avoir une vision très exhaustive et complète du circuit de validation. Mstaff nous a donc permis :

1. De sécuriser notre process en indiquant quelle personne donnait son autorisation, à quelle date et de manière instantanée, sans passer par un mail qui est une deuxième manipulation et alourdit le process.
2. De faciliter cette première partie de validation des postes vacants par la DRH ainsi que des renforts accordés
3. D’avoir accès à une plateforme sur laquelle les agents de la DRH et les cadres du CHU pouvaient se connecter à tout moment avec des autorisations différentes pour suivre le process de recrutement et connaître toutes les informations relatives à ce dernier : s’il s’agit d’un poste vacant qui nécessite un CDI, un CDD, s’il est possible de recruter en mise en stage, quelle est la fiche de poste, quelles seront les crédits attribués, s’il s’agit d’une création de poste ou un remplacement, mais également de visualiser en temps réel les candidatures reçues. Toutes ces informations sont rassemblées sur une seule et même plateforme, une seule et même fiche, ce qui nous facilite le suivi des différentes étapes : la date de réception des candidatures, quand est-ce qu’elles ont été traitées, si un entretien a eu lieu... En tant que DRH, cela me permet de suivre le déroulé de tout recrutement.

Même s’il y a des points d’amélioration que nous avons identifiés tels que la messagerie instantanée et les tableaux de bord, Mstaff répond à notre priorité : sécuriser la validation du poste pour mieux gérer nos effectifs et avoir plus de clarté et de visibilité sur le processus de recrutement, tant pour l’autorité qui valide que pour l’autorité qui est en recherche de cette ressource et qui attend un retour afin de savoir s’il a reçu des candidatures ou non.

Quels sont les échos de vos équipes cadres depuis que vous utilisez Mstaff ?

Après plusieurs mois de recul, même si nous recensons quelques remarques sur l’adaptation de la solution à nos pratiques locales, l’encadrement est plutôt satisfait de l’intégration de Mstaff dans notre processus de recrutement. De fait, en tant qu’établissement hospitalier, nous conjuguons des modalités différentes d’utilisation (ex : différence de circuit entre le personnel soignant et non-soignant), ce qui nécessite une capacité d’adaptation importante de l’éditeur. C’est aussi pour ça que nous avons choisi Mstaff. De plus, il ne faut pas oublier que l’hôpital public fait actuellement face à un contexte de tension RH, qui nous impose, d’être davantage rigoureux et exigeant dans nos process de recrutement.

Après 8 mois de collaboration avec Mstaff, l’expérience est satisfaisante. L’encadrement souhaite continuer d’obtenir des gages de sécurité et de fiabilité du logiciel sur le long terme. De mon côté, en tant qu’utilisateur, l’objectif premier a été atteint : à un instant déterminé, Mstaff me permet d’avoir une visualisation sur le processus de recrutement, ce qui est facilitant au quotidien pour un DRH. De plus, cela nous fait gagner du temps dans la procédure de validation et de recrutement, ce qui permet de répondre à un autre de nos objectifs : simplifier les process RH, tant pour la Direction des Ressources Humaines que pour les cadres.

Vos candidats sont-ils satisfaits de Mstaff ?

D’un point de vue candidat, cela fonctionne bien, c’est-à-dire qu’ils arrivent à postuler via cette plateforme, et c’est un point important pour nous qu’ils n’aient pas de difficulté à se connecter. De plus, cela répond à notre objectif d’avoir un seul et unique canal de candidature. Auparavant, les CV arrivaient par boîte postale, par mail, sur des mails différents, aux cadres directement... L’objectif était de n’avoir qu’une seule plateforme.

Cela répond à notre objectif d’avoir un seul et unique canal de candidature.

Sur le plan de l’accompagnement, qu’en avez-vous pensé ?

Si les débuts de notre collaboration ont été fluctuants, les équipes de Mstaff ont su être réactives et corriger in fine les beugs qui avaient été constatés.

En quelques mots, comment présenteriez-vous Mstaff ?

Je trouve la plateforme ergonomique, simple d’utilisation, même si encore une fois cela dépend des modalités d’organisation et des pratiques de chaque établissement. Mstaff facilite une traçabilité des différentes étapes de validation dans le processus de recrutement, ce qui est important pour une Direction des Ressources Humaines.

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