Comment Hublo a permis d'automatiser et de sécuriser la gestion RH à la Maternité des Bluets.

Entretien avec Bruno Vigne, Coordinateur des ressources humaines à l'Hôpital Pierre Rouquès - Maternité des Bluets, en charge des recrutements, formations, et évolutions de carrière sur l'ensemble du groupe. L’hôpital « Pierre Rouquès - Les Bluets » et son centre de santé, directement implanté dans l’hôpital, proposent une offre de soin complète en gynécologie-obstétrique dédiée à la femme, à tous les âges de sa vie. Il est géré par l’Association Ambroise Croizat.

Cette complète intégration de Hublo dans nos process s'inscrit dans une volonté forte de sécuriser nos vacataires d'une part, et de garantir la paie en temps et en heure d'autre part.

Pourquoi avez-vous mis en place un outil digital de gestion des remplacements au départ ?

Bruno Vigne : Je suis arrivé en 2019 sur l'établissement, en faisant un constat alarmant : les CDD n'avaient pas de contrat. Deuxième constat : l'établissement avait beaucoup de mal à recruter sur les missions de remplacement à cause des moyens manuels et désorganisés employés : mail, téléphone, liste de diffusion peu homogène...

Nous avions donc à ce moment-là un double objectif :

1. centraliser et fluidifier en interne le recrutement des vacataires pour avoir le même niveau d'information, et être moins intrusif en externe dans la sollicitation de ces vacataires;
2. faire les contrats de ces vacataires, et - comme nous étions un petit service - aller au bout du process, en implémentant la signature électronique, pour éviter les aller-retours incessants.

Nous attendons désormais avec impatience la synchronisation de Hublo avec notre logiciel GTA, pour que l'outil soit parfaitement intégré dans nos process, et déclenche automatiquement le passage en paie. Cette complète intégration de Hublo dans notre organisation s'inscrit dans une volonté forte de sécuriser nos vacataires d'une part (via le module contrat), et de garantir la paie en temps et en heure d'autre part (grâce au module interface).

Vous avez mis en place la signature électronique très rapidement. Qu'est ce qui vous a poussé à la mise en place de cette fonctionnalité ?

Bruno Vigne : Je ne voyais pas l'intérêt de pouvoir éditer des contrats numériques, évitant au salarié de se déplacer, et demander ensuite à ce dernier de revenir signer son contrat sur place. Plus spécifiquement, dans le cas d'un vacataire qui travaille sur plusieurs établissements, sur des créneaux de nuit, et que l'on aura probablement du mal à croiser, il me semblait vraiment dommage de ne pas lui donner la possibilité de signer son contrat en ligne.

Comment s'est déroulé la prise en main de Hublo au sein de votre établissement ?

Bruno Vigne : Aujourd'hui, les cadres utilisent parfaitement Hublo pour diffuser des nouvelles missions et valider les candidatures en autonomie. L'outil s'est adapté à notre organisation : chaque cadre a un accès, nous avons donc une dizaine de licences. La signature des contrats elle, est gérée par l'assistant RH.

Nous n'aurions pas le temps au quotidien pour utiliser des outils complexes, c'est indispensable d'avoir un outil qui soit parfaitement pris en main en quelques heures.

Tout le monde maitrise parfaitement Hublo, salariés, vacataires, de l'ASH à la sage-femme, y compris les professionnels qui n'ont pas l'habitude des outils digitaux. L'outil est extrêmement simple : il ne nécessite aucune formation complexe, aucun paramétrage long et périlleux. En réalité, nous n'aurions pas le temps au quotidien pour utiliser des outils complexes, c'est indispensable d'avoir un outil qui soit parfaitement pris en main en quelques heures.

Avez-vous mis en place une communication à l'extérieur, pour élargir votre vivier de remplaçants ?

Bruno Vigne : Il y a déjà de nombreuses personnes qui prennent connaissance de notre code établissement et demandent elles-même à rejoindre notre réseau. Nous avons ainsi pu recruter des auxiliaires et sages-femmes sans même qu'elles aient été invitées au départ. Hublo constitue un lien précieux avec notre réseau.

Aujourd'hui nous avons 25 personnes en attente de traitement, et 269 remplaçants intégrés dans le réseau. Au départ nous en avions... une petite cinquantaine !

Pour constituer ce réseau, nous avons mis en place les actions de communication proposées par votre équipe : SMS et mails à l'ensemble de nos vacataires, diffusion de vos supports de communication (flyers, affiches...). Nous n'avons pas encore communiqué sur nos réseaux sociaux, mais avons réussi, malgré tout, à agrandir notre réseau.

Quels sont les principaux impacts positifs de la solution dans le quotidien de vos équipes aujourd'hui ?

Bruno Vigne : Cela a considérablement amélioré le quotidien des cadres et leur a libéré beaucoup de temps, pour pouvoir se concentrer sur d'autres tâches. Je n'ai pour l'instant entendu aucun cadre critiquer Hublo. Ils postent des missions tous les jours, et en sont ravis.

Mais cela a aussi et surtout contribué à améliorer la sécurité et l'homogénéité de nos processus RH, et évite les erreurs manuelles. La mise en place du module contrat et de la signature électronique ont été un tel soulagement ! Je ne sais pas comment font les autres établissements.

C'est également un facteur très fort d'attractivité pour les vacataires. Grâce à Hublo, ils peuvent signer leur contrat en ligne, recevoir la paie en temps et en heure. Et sur le plan juridique, nous sommes maintenant irréprochables.

Enfin, je mentionnerais l'utilité des tableaux de bord proposés sur l'outil, qui me permettent de communiquer nos indicateurs RH régulièrement en interne.

Comment se passe l'accompagnement par l'équipe Hublo ?

Bruno Vigne : L'accompagnement est parfait. La réponse est immédiate à chaque question, et les problématiques sont toujours réglées (mais elles sont peu nombreuses !).

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