Comment Hublo permet de constituer et gérer un vivier de remplaçants pour le Centre Hospitalier François Quesnay

Il y a près de deux ans, le Centre hospitalier François Quesnay, établissement partie du GHT de Yvelines Nord, situé à Mantes-la-Jolie, a pris le parti de créer une cellule de remplacement dédiée afin d’assurer la continuité des soins.

Hélène Bercher, cadre de santé et membre de l’équipe projet, revient sur le déploiement de Hublo au sein de l'établissement en juin 2025. Elle nous explique comment l'outil a accompagné cette nouvelle organisation pour en faire un levier d'attractivité et de fidélisation.

Le défi : structurer une nouvelle organisation à grande échelle

Avant la mise en place de la cellule de remplacement et de Hublo, l'hôpital gérait ses besoins de manière plus traditionnelle (et chronophage), en s'appuyant sur l'envoi de SMS aux agents potentiellement disponibles.

Avec la création de cette nouvelle cellule, le besoin d'un outil centralisé est devenu une évidence. L'objectif n'était pas seulement de trouver des remplaçants, mais de coordonner près de 70 à 100 intervenants au quotidien, qu'il s'agisse des cadres de proximité, des cadres de pôle, de la cellule de remplacement ou de la direction des ressources humaines.

« On avait besoin d'un outil capable d'accompagner l'organisation qui était en construction, avec cette possibilité de communication, de vision partagée des différents éléments dans une même temporalité », explique Hélène.

Une co-construction permanente et des atouts de gestion indéniables

Pour Hélène, le succès de ce déploiement repose en grande partie sur l'adaptabilité de l’outil et l'accompagnement des équipes Hublo. Très vite, la plateforme a été paramétrée pour coller parfaitement aux protocoles du Centre hospitalier François Quesnay et offrir des avantages de pilotage concrets :

• Des tableaux de bord partagés : Hublo permet un pilotage facilité grâce à des tableaux de bord accessibles à différents niveaux de l'organisation, notamment pour les ressources humaines et l'encadrement de proximité.
• Des extractions de données sur mesure : en complément, l'équipe réalise régulièrement des extractions de données groupées (comme des listes de missions ou de remplaçants), ce qui garantit un suivi administratif précis.
• L'utilisation du module contrat : très plébiscité par les services RH, qui l'utilisent pour gérer la partie contractuelle et extraire les éléments nécessaires à la rémunération des agents.
• Des validations progressives : la plateforme a été ajustée pour intégrer plusieurs étapes de validation claires (cadre de proximité, puis cadre de pôle, puis cellule de remplacement avant la diffusion de la mission).
• L'intégration du pool interne (SICS) : l'établissement possède un Service Infirmier de Compensation et de Suppléance. Hublo a adapté ses fonctionnalités pour que la cellule puisse affecter ces agents internes directement sur l'outil. L'hôpital dispose ainsi d'une vision unique regroupant les effectifs internes et les remplaçants externes, le tout sans inonder les agents du SICS de notifications.

Les résultats : attractivité, anticipation et passerelles vers l'emploi

Aujourd'hui, l'établissement s'appuie sur un vivier solide de 851 remplaçants (508 salariés et 343 remplaçants externes). L'efficacité du processus mis en place permet à la cellule de publier ses missions avec un délai d'anticipation moyen de plus de 15 jours.

Au-delà de la réactivité offerte par la plateforme, qui agit comme une « force de frappe » immédiate pour diffuser massivement les besoins, l'utilisation de Hublo a généré de nombreux effets positifs :

• Une forte attractivité : le passage à la plateforme a provoqué un afflux de candidatures. Certains professionnels de santé du territoire attendaient d'ailleurs que l'établissement adopte Hublo pour proposer leurs services, appréciant de n'avoir qu'un seul outil pour gérer leurs plannings et leurs contrats.
• Des opportunités de mobilité pour les agents internes : en donnant une meilleure visibilité sur les besoins des différents services, Hublo offre aux agents internes de nouvelles perspectives de mobilité et les aide à construire leur projet professionnel au sein même de l'hôpital.
• Un tremplin vers le recrutement pérenne : l'établissement met un point d'honneur à rencontrer chaque remplaçant externe lors d'un rendez-vous RH. Grâce à ce suivi, la cellule de remplacement détecte les talents et les redirige vers des postes vacants. Hélène cite ainsi l'exemple d'un étudiant infirmier remplaçant qui a pu signer un CDD en tant qu'aide-soignant en neurologie, avant d'y être recruté comme infirmier une fois son diplôme obtenu.

« Cette articulation entre outil, management et organisation, c'est ce qui fait aujourd'hui vraiment la différence pour nous », conclut Hélène.

Vers une mise en commun du vivier à l'échelle de la direction commune hospitalière ?

Le Centre Hospitalier François Quesnay s’inscrit dans une dynamique territoriale forte au sein de la DCH et du GHT Yvelines Nord. Les établissements de Poissy-Saint-Germain et de Meulan-Les Mureaux ayant également déployé Hublo récemment, une nouvelle question se pose naturellement : celle de la mutualisation. Une perspective prometteuse, actuellement en discussion, pour continuer de garantir la continuité des soins à l’échelle de tout le territoire des Yvelines Nord.