GCSMS : 6 étapes pour créer un vivier partagé, mutualiser vos remplacements et réduire l'intérim

Alors que près de 80 % des employeurs du secteur social et médico-social anticipent des difficultés de recrutement, la gestion isolée des absences fragilise la continuité des soins et pèse lourdement sur les budgets d'intérim.

Le Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale (GCSMS) constitue un cadre juridique puissant pour structurer un vivier de remplaçants partagé entre établissements. Découvrez dans cet article comment passer d'une gestion des remplacements isolée et peu performante à une organisation territoriale efficace, étape par étape.

Qu’est-ce qu’un GCSMS ?

Un GCSMS est un Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale. Le périmètre d'action de ce type de groupement est librement fixé par ses membres, qui peuvent envisager la mise en commun de plusieurs fonctions stratégiques et opérationnelles :

• Gestion des RH et du recrutement : création d'un pôle de remplacement mutualisé, organisation d'interventions croisées ou recrutement d'équipes mobiles.
• Formation et développement des compétences : plans de formation partagés et montées en charge partagées.
• Fonctions administratives et financières : gestion de la paie, système d'information RH (SIRH) commun ou achats groupés.
• Équipements et logistique : partage de matériel médical ou de véhicules.

Le fonctionnement d’un GCSMS est encadré par une convention constitutive, qui détermine l'objet de la coopération, les modalités de prise de décision, la répartition des charges financières ainsi que les conditions d'adhésion ou de retrait des membres.

Un GCSMS peut associer plusieurs types de structures :

• Établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS).
• Organismes gestionnaires d'établissements.
• Professionnels de santé et du secteur médico-social (médecins, infirmiers, aides-soignants, AES, etc.).
• Établissements de santé publics ou privés.

Bon à savoir : un GCSMS peut réunir des acteurs publics, privés non lucratifs et privés lucratifs. Il peut aussi signer des conventions partenariales avec des acteurs externes (comme des cabinets d'infirmiers libéraux par exemple) sans qu'ils ne deviennent membres de plein droit du GCSMS.

Comment sont gérés les remplacements selon les différents types de GCSMS ?

L'ANAP distingue trois grandes catégories de GCSMS :

Pourquoi mutualiser les remplacements entre établissements d’un GCSMS ?

Une gestion établissement par établissement peut limiter la visibilité sur les professionnels disponibles à l’échelle du groupement. Chaque structure organise alors ses recherches avec ses propres outils, contacts et habitudes.

Cette organisation peut entraîner plusieurs difficultés :

• Des sollicitations en parallèle : plusieurs établissements peuvent contacter les mêmes professionnels au même moment.
• Des recherches répétées : les équipes consultent différents fichiers, répertoires ou listes de contacts.
• Des ressources peu visibles : un professionnel disponible dans un établissement peut ne pas être identifié par les autres structures du groupement.
• Un recours plus rapide à des solutions externes lorsque les ressources déjà présentes dans le réseau ne sont pas facilement accessibles.

En regroupant les besoins, le GCSMS peut donc donner aux établissements une vision plus large des ressources mobilisables. La mutualisation peut notamment permettre :

• Une diffusion centralisée des demandes auprès des professionnels correspondant aux critères recherchés.
• Un accès élargi aux missions pour les remplaçants qui souhaitent intervenir dans plusieurs établissements.
• Une meilleure coordination des disponibilités entre les structures membres.
• Une intégration facilitée lorsque le vivier rassemble des professionnels déjà connus du groupement.
• Un suivi commun des besoins, des délais de recherche et des missions pourvues.
• Un gain financier avec une baisse du recours aux solutions d’intérim.

Qu’ils soient déjà membres d’un GCSMS ou qu’ils envisagent de formaliser une coopération, les établissements peuvent avoir intérêt à mutualiser leurs remplacements s’ils sont proches géographiquement, partagent des métiers et des compétences similaires, ont des besoins complémentaires ou disposent de professionnels susceptibles d’intervenir sur plusieurs sites.

Gestion des remplacements : qui gère quoi dans un GCSMS ?

La mutualisation n'efface pas les prérogatives des directions d'établissement. Pour la gestion quotidienne des remplacements, les établissements membres conservent la responsabilité directe de :

• La qualification du besoin : émettre la demande de remplacement et préciser le profil métier attendu.
• L'accueil et l'intégration : assurer la prise de poste, remettre les consignes de sécurité et fournir le matériel adapté.
• Le suivi managérial : veiller au bon déroulement de la mission et gérer les éventuels incidents de service.

Un GCSMS a la capacité juridique de recruter ses propres salariés. Selon les objectifs fixés par sa gouvernance, plusieurs schémas d'emploi sont envisageables :

• Un vivier de vacataires partagés sollicités à la mission.
• Une équipe de suppléance salariée directement employée par le GCSMS pour intervenir sur les différents sites.
• Des conventions de mise à disposition de salariés entre établissements membres.

Quels obstacles lever avant de mutualiser les remplacements au sein d’un GCSMS ?

Avant d’envisager de rejoindre un Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale et d’y mutualiser la gestion des remplacements, certains prérequis doivent être anticipés pour éviter de futurs problèmes.

Préserver l’autonomie de chaque structure

Pour qu’il fonctionne efficacement, le GCSMS doit établir un socle de règles communes qui respecte les spécificités organisationnelles propres à chaque site :

Harmoniser les pratiques de remplacement

Avant de lancer un vivier commun, il est recommandé de s’accorder sur plusieurs pratiques :

• Clarifiez la notion d'urgence : en définissant les délais de prévenance et les critères de priorité. Par exemple, une absence connue plusieurs jours à l’avance peut suivre le circuit habituel, tandis qu’une absence signalée le jour même peut être traitée comme prioritaire.
• Standardisez le processus de demande : en utilisant un formulaire commun avec les mêmes informations pour tous les établissements : date, horaires, métier, qualification, unité concernée, compétences recherchées et motif de l’absence.
• Fixez les délais de confirmation en déterminant le temps laissé aux professionnels pour accepter une mission. Par exemple, une mission prévue le lendemain peut rester ouverte jusqu’à une heure définie par le groupement, tandis qu’un remplacement à prendre dans l’heure nécessite une réponse plus rapide.

Garantir une organisation équitable entre établissements et professionnels

Pour faciliter les interventions sur plusieurs sites, le GCSMS doit rendre les conditions de remplacement lisibles et cohérentes. Les membres peuvent notamment analyser :

• Les niveaux de rémunération et grilles appliquées.
• Les modalités de prise en charge des déplacements (indemnités kilométriques, temps de trajet).
• Les conditions matérielles et avantages (accès à la restauration, espaces de repos).

L'objectif n'est pas d'aligner brutalement l'ensemble des grilles salariales, mais de faire preuve de transparence pour éviter toute concurrence entre membres du groupement.

De même, pour anticiper les craintes d'un « pillage » des ressources RH entre les établissements membres, formalisez des règles claires :

• Définissez des priorités d'affectation selon le niveau d’urgence, les compétences recherchées et les conséquences d’un remplacement non pourvu. Par exemple, une absence sur un poste essentiel et difficile à remplacer peut être traitée avant une demande pouvant être anticipée.
• Instaurez un principe de rotation équitable des professionnels disponibles entre les établissements. Par exemple, lorsque deux demandes présentent le même niveau de priorité, le groupement peut orienter la mission vers l’établissement qui a été le moins servi récemment.
• Garantissez une totale transparence sur les statistiques d'attribution des missions afin que chaque membre du GCSMS puisse comprendre les décisions prises. Par exemple, un suivi mensuel peut présenter le nombre de demandes, les missions pourvues et leur répartition entre les établissements.

Définir les données à partager et les règles d’accès

La constitution d'un fichier partagé de soignants doit respecter scrupuleusement la réglementation sur la protection des données (RGPD) :

• Référencez uniquement les données nécessaires : identité, qualifications, disponibilités, coordonnées et diplômes.
• Restreignez les droits d'accès aux seuls responsables RH et cadres habilités du groupement.
• Recueillez le consentement explicite des professionnels pour le partage de leurs données au sein du réseau.

Accompagner les équipes dans le changement

La conduite du changement est la clé de voute de votre projet. Ne présentez pas le GCSMS comme une simple mesure d'économie budgétaire mais insistez plutôt sur les bénéfices concrets apportés aux équipes terrain :

• gain de temps dans la recherche de remplaçants,
• soulagement de la charge mentale des cadres,
• plannings plus stables.

Associez les directions, les cadres, les équipes des ressources humaines et les professionnels dès les premières étapes. Leurs retours permettront d**’identifier les difficultés et d’adapter le fonctionnement du dispositif**.

Une fois les équipes mobilisées et les règles communes définies, le GCSMS peut structurer concrètement son vivier de remplaçants.

6 étapes pour mutualiser un vivier de remplaçants à l’échelle du GCSMS

Étape 1 : préparez le terrain

Faites un état des lieux chiffré et objectif de vos besoins de remplacement sur les 12 derniers mois :

• Nombre de missions réalisées et motifs d'absence récurrents.
• Part de l'intérim dans vos heures de remplacement.
• Temps hebdomadaire consacré par vos équipes à la recherche de remplaçants.
• Consolidation de vos listes de vacataires déjà connus.

Étape 2 : définissez le périmètre du vivier

Ne cherchez pas à tout mutualiser dès le premier jour. Privilégiez un périmètre maîtrisé :

• Ciblez 1 ou 2 métiers prioritaires en tension (par exemple les infirmiers).
• Associez un noyau d'établissements volontaires situés sur un même secteur.
• Testez le dispositif sur une durée pilote de 3 à 6 mois.

Étape 3 : choisissez qui intègre le vivier commun

Identifiez les professionnels susceptibles d’intégrer le vivier partagé :

• Les salariés internes volontaires pour effectuer des heures complémentaires ou supplémentaires.
• Les vacataires habituellement sollicités par chaque établissement.
• Les étudiants en santé et jeunes diplômés du territoire.
• Les candidatures spontanées externes captées par le groupement.

Étape 4 : choisissez entre vivier partagé, équipe de suppléance salariée et mise à disposition inter-établissements

Le choix du modèle dépend du niveau d’intégration souhaité, des ressources disponibles et de la capacité du groupement à coordonner les remplacements :

Étape 5 : formalisez les règles de fonctionnement du dispositif mutualisé

Après avoir choisi le modèle adapté, rédigez une charte ou une convention complémentaire précisant :

• les conditions d’intégration des professionnels, selon le modèle retenu et les documents nécessaires à leur intervention,
• les rôles et responsabilités du GCSMS et des établissements membres,
• l’ordre de priorité des sollicitations et les règles d’affectation,
• les modalités de rémunération, de déplacement et de suivi des heures,
• les règles d’annulation et de gestion des désistements,
• la répartition des coûts entre les établissements.

Étape 6 : faites vivre et évaluez le dispositif mutualisé

Votre dispositif de gestion des remplacements doit être suivi et ajusté régulièrement. Prévoyez notamment de :

• mettre à jour les disponibilités, les coordonnées et les compétences des professionnels du vivier partagé,
• suivre les ressources mobilisables dans l’équipe de suppléance salariée ou dans le cadre des mises à disposition,
• mesurer le taux de réponse, d’acceptation et de désistement pour identifier les éventuels points de blocage,
• collecter les retours des établissements et des professionnels après les missions ;
• actualiser les règles de fonctionnement lorsque les besoins, les métiers ou l’organisation évoluent,
• suivre les indicateurs de coût, de délai et de couverture afin d’évaluer les résultats du dispositif.

Faut-il un outil de gestion des remplacements commun à tous les établissements du GCSMS ?

Un GCSMS n’a pas nécessairement besoin d’une plateforme unique pour tous ses établissements. Chaque structure peut conserver son propre environnement de gestion, son vivier, ses utilisateurs et ses règles de remplacement. L’enjeu consiste plutôt à harmoniser les pratiques, les indicateurs et les circuits de sollicitation lorsque cela est pertinent.

Avec Hublo Remplacement par exemple, chaque établissement peut :

• Centraliser son propre vivier en invitant ses équipes et des remplaçants extérieurs sélectionnés dans un même espace.
• Diffuser une offre de remplacement en un clic auprès de professionnels qualifiés.
• Paramétrer une diffusion en cascade auprès des salariés, des vacataires et des renforts externes, puis mobiliser les agences d’intérim, lorsque cela est nécessaire.
• Suivre les réponses et les confirmations afin de faciliter la coordination des remplacements.
• Analyser sa gestion des remplacements grâce à des tableaux de bord recensant notamment le nombre de candidatures reçues, le temps de pourvoi et la répartition des missions.
• Automatiser certaines démarches liées à l’embauche et au suivi d’un vacataire, avec la génération du contrat, sa signature depuis l’application, l’envoi de la déclaration préalable à l’embauche ainsi que le comptage des heures réalisées.

Les outils ne remplacent pas la gouvernance du GCSMS mais ils peuvent faciliter la mise en œuvre de règles communes et fournir des indicateurs utiles au pilotage du groupement.

Comment savoir si la politique de mutualisation des remplacements d’un GCSMS fonctionne ?

Pour évaluer les résultats du dispositif, comparez une période de référence avec une période suivant sa mise en place, sur un périmètre identique. Ne regardez pas uniquement le tarif horaire de l’intérim. Prenez aussi en compte :

• le temps consacré par les cadres et les équipes des ressources humaines à la recherche de remplaçants,
• les frais administratifs liés aux contrats et à la gestion des vacataires,
• le coût de l’outil et de la coordination du dispositif,
• les éventuels frais de déplacement ou d’organisation.

Suivez chaque mois les indicateurs suivants :

• le nombre de demandes de remplacement,
• la part des missions pourvues par le vivier mutualisé,
• la part des missions confiées à l’intérim,
• le délai moyen de pourvoi,
• le taux de réponse des professionnels sollicités,
• le taux de désistement,
• le temps consacré à la recherche,
• la répartition des missions entre les établissements,
• la satisfaction des établissements et des professionnels.

Pour estimer le gain financier, vous pouvez utiliser la formule suivante :

Économies estimées = écart de dépenses d’intérim + valorisation du temps libéré − coût du dispositif mutualisé.