Logiciel de planning en EHPAD : la checklist pour bien le choisir

Ce guide s’adresse aux directions d’EHPAD et aux IDEC qui changent d’outil de planning, pas aux soignants qui cherchent un modèle de planning.

Un logiciel de planning en EHPAD doit d’abord appliquer les règles de temps de travail de votre statut. En règle générale, le repos quotidien est d’au moins 12 heures dans un EHPAD public et de 11 heures dans le privé. Il doit ensuite dérouler vos cycles, y compris en 12 heures, suivre les absences et les compteurs, lancer un remplacement depuis le planning et transmettre les éléments variables de paie. La checklist de ce guide vous aide à poser les bonnes questions à chaque éditeur.

Quels sont les logiciels les plus utilisés dans les EHPAD ?

Un EHPAD s’appuie en général sur trois familles de logiciels :

1. un logiciel de soins pour le dossier des résidents,
2. un logiciel de planning et de gestion des temps pour les équipes,
3. et un logiciel de paie.

Un outil de remplacement s’y ajoute souvent pour trouver des renforts. Ce guide porte sur le logiciel de planning.

Un tableur ou un outil de planning généraliste suffit-il ?

Un EHPAD fonctionne jour et nuit, sept jours sur sept, avec plusieurs métiers et des règles qui dépendent du statut de l’établissement. Un tableur peut afficher des horaires, mais il ne contrôle pas automatiquement les repos, les compteurs, les qualifications nécessaires sur un poste ou l’impact d’une absence.

Un outil généraliste peut convenir s’il permet de paramétrer les règles propres à votre établissement. Vérifiez au minimum trois points :

1. le paramétrage selon votre statut et vos accords,
2. la gestion des nuits, des week-ends et des dimanches,
3. le lien avec les absences et les remplacements.

Le choix dépend donc moins du nombre de fonctionnalités affichées que de la capacité de l’outil à refléter votre organisation.

Quelles règles de temps de travail le logiciel doit-il contrôler ?

Ces règles dépendent du statut de l’EHPAD : fonction publique hospitalière, privé lucratif ou privé non lucratif.

Un bon logiciel paramètre les règles de temps de travail par statut et par population, puis vous alerte avant la publication du planning, pas après.

Le décret n° 2002-9 du 4 janvier 2002 précise les règles applicables dans la fonction publique hospitalière. Dans le privé, il faut se référer au Code du travail, à la convention collective et aux accords applicables.

Règles relevées sur Légifrance le 4 novembre 2026, dans les versions en vigueur à cette date. Si votre établissement applique une autre convention collective, les règles diffèrent. Vos accords d’établissement peuvent aussi prévoir d’autres dispositions dans les limites de ces textes : vérifiez les vôtres.

Ce que le logiciel doit faire de ces règles

Le logiciel doit pouvoir :

• paramétrer les règles selon votre statut, vos accords et les populations concernées,
• distinguer une alerte simple d’un blocage qui empêche d’enregistrer un poste non conforme,
• conserver la trace des dérogations accordées,
• recalculer les contrôles à chaque changement de planning,
• et signaler l’impact d’une modification sur un planning déjà publié.

Point d’attention : le repos quotidien de 11 heures n’est pas une règle générale pour tous les EHPAD. Dans le public, le décret prévoit 12 heures consécutives minimum, avec une réduction possible à 11 heures sous conditions. Un logiciel réglé par défaut sur 11 heures pourrait laisser passer des plannings qui ne sont pas autorisés dans votre établissement.

Cycles en 12 heures : que doit savoir faire l’outil ?

La journée de 12 heures est une organisation dérogatoire et sa base juridique dépend du statut. L’outil doit construire des cycles sur plusieurs semaines, décompter les pauses selon vos règles, contrôler l’amplitude et le repos entre deux postes, puis répartir équitablement les nuits et les fins de semaine.

Sur le terrain, les organisations en 12 heures soulèvent plusieurs questions. Une professionnelle en témoigne sur un forum : « Je travaille à temps plein dans un EHPAD privé en 12h payées 11h. Cet EHPAD n’est pas conventionné pour le 12h, nous sommes en phase de test ». D’autres soignants évoquent la fatigue ou les difficultés de garde des enfants.

Ces situations montrent l’importance des points à vérifier avant de choisir un outil :

• La base juridique : les postes de 12 heures ne doivent concerner que les équipes couvertes par la dérogation, l’accord ou le vote qui les autorise.
• Le temps de travail effectif : l’outil doit distinguer le temps de présence du temps réellement travaillé. Dans un EHPAD privé lucratif, une pause pendant laquelle le salarié assure la continuité du service, sans pouvoir vaquer à ses occupations personnelles, peut compter comme du temps de travail effectif.
• L’amplitude et le repos : le logiciel doit contrôler le repos quotidien selon votre statut, soit 12 heures dans le public et 11 heures dans le privé, sauf dérogation applicable.
• Les jours consécutifs : il doit appliquer le plafond prévu par votre accord ou votre règlement intérieur. Aucun nombre maximal de jours consécutifs en 12 heures ne peut être présenté comme une règle générale.
• Les nuits, les fins de semaine et les dimanches : le cycle doit répartir ces contraintes de manière équitable et respecter les garanties prévues par les textes.
• La couverture de la journée : le planning doit montrer, heure par heure, combien de personnes sont présentes dans chaque métier.

Avec le module Planning & GTA de Hublo, les établissements peuvent paramétrer des postes de 12 heures, intégrer les pauses, contrôler les amplitudes et appliquer leurs règles de temps de travail et de repos. L’outil signale les anomalies et peut limiter les enchaînements excessifs grâce à des compteurs bloquants, paramétrés par l’établissement, notamment sur 7 jours glissants.

Pour les modèles de roulement, consultez également nos exemples de plannings en 12 heures.

Absences et compteurs : que doit suivre le logiciel en temps réel ?

En EHPAD, l’absence fait partie du quotidien du planning. Selon la CNSA, le taux d’absentéisme y atteignait 11,4 % en 2023. Un taux qui rapporte les jours d’absence aux effectifs, hors congés payés et formation. En tenant compte des postes vacants et des absences, un EHPAD ne dispose alors en moyenne que de 85 % de ses effectifs théoriques sur l’année.

Les données de notre Baromètre de la vacation 2026 montrent quant à eux que l’absentéisme représentait 36 % des motifs de remplacement sur Hublo en 2025, tandis que les postes vacants représentaient 15 %, les congés 12 % et la hausse d’activité 9 %.

Ces chiffres ne décrivent pas une situation exceptionnelle : les absences doivent donc faire partie du fonctionnement courant du planning. Qui plus est, un outil qui les gère à part oblige l’encadrement à ressaisir les informations et augmente le risque d’erreur.

Ainsi, vérifiez que le logiciel de planning permet :

• une demande d’absence en ligne, depuis l’application du salarié,
• une validation par l’encadrement, avec l’impact visible sur le planning,
• des compteurs d’heures et de congés à jour,
• un accès aux soldes pour chaque salarié,
• une alerte dès qu’un poste devient découvert,
• l’identification de la qualification attendue sur le poste, par exemple IDE, aide-soignant ou ASH.

Une absence imprévue : le logiciel peut-il lancer le remplacement ?

Oui, à condition que le planning soit relié à un vivier de remplaçants. Le poste découvert devient alors une mission envoyée aux salariés et aux vacataires et la personne retenue apparaît directement dans le planning.

En 2025, sur Hublo, les soins aux personnes âgées étaient le premier service demandeur de remplacements : 510 000 missions pour les IDE et 2,59 millions de missions pour les aides-soignants. C’est à la lumière de ces chiffres que l’utilité des modules Planning et Remplacement de Hublo prend sens : lorsqu’un trou apparaît dans le planning, l’encadrement peut déclencher une mission sans changer d’outil. Dès qu’un vacataire se positionne, il remonte automatiquement dans le planning d’équipe.

Le Centre de la Tour de Gassies, à Bruges, en donne un exemple concret. Cet établissement de soins médicaux et de réadaptation de l’UGECAM Aquitaine a déployé le module Planning à l’été 2026, en abandonnant ses fichiers Excel. François Perroy, son responsable des ressources humaines, décrit la marche à suivre en cas d’absence de dernière minute :

• le cadre réaffecte d’abord un salarié disponible en journée de poste en autogestion,
• il sollicite ensuite l’équipe interne de remplacement,
• puis il publie la mission depuis la grille de planning si personne n’est disponible.

Dès qu’un salarié ou un vacataire l’accepte, le remplaçant apparaît dans le planning de l’unité. Résultat : [les équipes ont facilement adopté le logiciel de planning](faire adopter le nouvel outil par vos équipes), les cadres ont gagné en visibilité, les remplacements sont mieux gérés et l’établissement à diminué son recours à l’intérim.

Paie et logiciels RH : quelles questions poser à l’éditeur ?

Le planning doit produire les éléments variables de paie (EVP) : les heures travaillées, les absences et les soldes de chaque salarié. Ils doivent ensuite être transmis au logiciel de paie. L’outil doit aussi pouvoir se connecter aux logiciels de gestion des temps déjà en place, pour éviter toute double saisie.

Dans le secteur médico-social, la gestion des plannings est souvent confiée aux cadres de terrain. En pratique, l’encadrement construit le planning et les ressources humaines contrôlent les éléments de paie. Chaque ressaisie entre ces deux équipes peut donc créer une erreur ou demander une vérification supplémentaire.

Posez les questions suivantes à chaque éditeur :

• Quels éléments variables de paie le logiciel produit-il ?
• À quelle fréquence sont-ils mis à jour ?
• Vers quel logiciel de paie peuvent-ils être transmis ?
• L’envoi se fait-il par fichier ou automatiquement ?
• Existe-t-il un connecteur avec votre logiciel de gestion des temps ou de pointage ?
• Qui valide les éléments avant leur envoi en paie ?
• Les corrections sont-elles historisées et visibles ?

Avec notre module Planning & GTA, les éléments variables de paie sont générés automatiquement à partir des temps travaillés et des soldes de chaque collaborateur. Les fichiers sont mis à jour chaque soir, téléchargeables depuis l’interface et peuvent être envoyés automatiquement au logiciel de paie.

→ Découvrez notre module Planning et GTA.

La checklist pour comparer les éditeurs de planning

Envoyez ces questions à chaque éditeur et demandez une démonstration sur vos propres cycles :

Au regard de cette liste, voici ce que le module Planning de Hublo permet :

• contrôler en temps réel des règles légales et conventionnelles personnalisables,
• vérifier les repos entre deux journées, les durées maximales et les chevauchements de postes,
• de bloquer l’enregistrement d’un poste non conforme,
• de définir des règles de temps de travail et de repos pour chaque population : soignants, encadrants, équipes administratives ou techniques,
• de dérouler des cycles de plusieurs semaines, du planning théorique jusqu’à la clôture en fin de cycle,
• de notifier les collaborateurs à la publication du planning,
• de leur permettre de consulter leur planning individuel et d’équipe, leurs soldes et leurs demandes d’absence,
• de déclencher une mission de remplacement depuis le planning,
• de générer automatiquement les éléments variables de paie, mis à jour chaque soir.

Grâce à l’application salariés, les équipes reçoivent aussi les informations utiles sans avoir à contacter systématiquement les cadres. Chacun dispose de la même information, et les encadrants gardent une vision claire des absences, des postes découverts et des remplacements.

→ Découvrez notre module Planning et GTA.

Questions fréquentes

Quel est le meilleur logiciel pour faire des plannings ?

Il n’existe pas de palmarès valable pour tous les EHPAD. Le bon outil applique les règles de votre statut, gère les cycles (y compris en 12h), suit les absences et les compteurs, puis relie le planning aux remplacements et à la paie. Testez-le sur vos propres cycles avant de choisir.

Existe-t-il des logiciels de planning gratuits adaptés à la santé ?

Oui, des offres gratuites et des tableurs existent. Vérifiez toutefois qu’ils contrôlent les règles de votre statut, les repos, les durées maximales et le travail de nuit. Ils doivent aussi gérer plusieurs métiers, des cycles sur plusieurs semaines et des compteurs à jour. Sinon, ces contrôles restent à la charge de l’IDEC ou de la direction.

Combien coûte un logiciel de planning en EHPAD ?

Le prix dépend du nombre de salariés planifiés, des modules retenus, des connecteurs avec la paie et de l’accompagnement prévu au démarrage. Demandez un devis établi à partir de vos effectifs, de vos cycles et de vos besoins réels. Hublo est proposé sur devis.

Quelle application de planning est adaptée à un EHPAD ?

Une application adaptée affiche le planning individuel et d’équipe, envoie une notification à chaque publication, permet de demander une absence et montre les soldes. Avec Hublo Planning & GTA, les collaborateurs reçoivent une notification sur leur téléphone et consultent leur planning, leurs soldes et leurs demandes d’absence sans avoir à contacter les cadres.