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Un DRH et un Cadre supérieur du GHT Nord-Yonne donnent leur avis sur l'utilisation de la solution de gestion des remplacements Hublo.
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🚀 Date d’adoption de Hublo : avril 2018
🏥 Capacité d’accueil : 1326 lits et places
👩🏻⚕️ Effectifs : 2068
L’Hôpital de Sens est l’établissement « support » du GHT Nord Yonne, il assure, pour le compte des deux autres établissements, la gestion et la supervision de différents domaines.Le Groupement Hospitalier de Territoire Nord Yonne regroupe 3 établissements :
Interviews croisées de Guillaume Fagnou et Lionel Chapey, au CH de Sens :
Guillaume Fagnou : Il y a aujourd’hui sur le GHT une approche transversale de la Direction RH et la Direction des Affaires Médicales, avec une direction commune pour les trois établissements. Une directrice déléguée est partagée entre les sites de Joigny et de Villeneuve. Le GHT englobe 1300 lits dont 640 d’EHPAD.
Nous devons assurer la continuité des soins sur un territoire assez étendu qui compte 180 000 habitants, avec des aires urbaines de respectivement 65 000, 8 500 et 5 500 habitants pour Sens, Joigny et Villeneuve. Nous sommes dans une région qui se paupérise et qui présente des disparités importantes de niveau de vie. Nous faisons aujourd’hui face à une problématique de désertification de la médecine de ville, qui nous amène à prendre en charge au sein du GHT, et notamment aux urgences, de nombreuses pathologies qui devraient relever de la médecine de ville. Il y a un service d’urgences à Joigny et à Sens pour permettre l’accès aux soins. Cela oblige le GHT à être très dynamique concernant le parcours et la prise en charge des patients.
Mais nous rencontrons des difficultés de recrutement, tant sur le plan médical que sur le plan paramédical. Entre juin et août par exemple, nous avons connu une crise importante, où nous avons eu du mal à recruter sur des postes essentiels, d’infirmière ou de kiné… Le rapprochement entre nos établissements prend donc tout son sens, afin d’assurer une continuité des soins sur l’ensemble des établissements, et non de contenir de façon « hospitalo-centrée » la prise en charge des patients. Nous sommes identifiés comme le principal offreur de soins à la population, il est donc primordial d’être organisés et réactifs. C’est d’abord pour cela que la solution Hublo nous a beaucoup intéressés.
Face à l’absentéisme et à cette difficulté de garantir la permanence des soins dans les services, Hublo nous a proposé une approche dynamique pour mobiliser nos soignants ; en leur permettant de se réapproprier leur temps de mise à disposition de l’établissement.
Lionel Chapey : Hublo correspondait aussi aux attentes des nouveaux recrutés et de la majorité des personnels ! Les agents souhaitent pouvoir être acteurs de leur temps de travail, avoir davantage de flexibilité, et la solution répondait parfaitement à ce critère.
Guillaume Fagnou : Hublo est l’outil qui répondait dès le départ à deux de nos exigences principales : la continuité des soins pour nos patients et la qualité de vie au travail pour nos professionnels, en les rendant acteurs de leur propre démarche. En outre l’amélioration de la qualité de vie au travail de nos personnels est un facteur positif pour l’établissement lors du recrutement, c’est donc le début d’un cercle vertueux !
Lionel Chapey : C’était une gestion essentiellement verbale : il fallait appeler l’agent, ou le retrouver dans le service, et lui demander s’il était disponible le lendemain ; parfois même l’appeler le matin pour le soir. La gestion du temps de travail étant assez complexe (quotas à respecter, temps de travail journalier différent différents selon les profils, repos variables, repos fixes…) les demandes de remplacements venaient donc principalement de l’encadrement. Nos agents n’étaient pas acteurs de ce système.
Guillaume Fagnou : En réalité les personnes qui ont choisi Hublo ont quitté l’établissement et nous avons donc hérité de leur choix au moment du déploiement. Mais les atouts de Hublo, que nous avons immédiatement constatés, ont rapidement conforté ce choix. Le premier atout est l’accompagnement client qui a été mis en place par l’équipe Hublo : l’équipe a su nous écouter, répondre à nos besoins, et adapter la solution de manière très réactive. Un deuxième atout est que nous avions pour une fois un outil fait pour l’hôpital, et non un outil « adapté aux hospitaliers », ce qui change la donne. Nous avons donc tout de suite eu envie d’avancer de façon volontaire avec Hublo.
Lionel Chapey : Nous avons une gestion décentralisée, ce sont les cadres de service qui effectuent les demandes. Nous nous sommes interrogés au départ sur le mode de validation à mettre en place. Vous avez finalement su vous adapter à notre souhait, en nous permettant d’avoir une validation de l’encadrement supérieur pour ces demandes de remplacement, excepté sur les périodes de permanence et de garde. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec l’équipe Hublo sur le fonctionnement de ces flux en interne et les avons définis ensemble. Nous avons ensuite pu accompagner nos équipes sur l’utilisation de la solution, et dépasser ainsi les petites résistances au changement. Aujourd’hui il n’y a aucun problème technique à utiliser Hublo, et l’avenir ne peut être que meilleur !
Guillaume Fagnou : Ce qui nous importe aussi à notre niveau, c’est de pouvoir gérer la taille de notre réseau, accepter les nouvelles compétences demandées par les agents, et plus généralement faire du management grâce à la plateforme Hublo ! Nous pouvons d’ailleurs aussi favoriser la mobilité en interne par le biais de cet outil.
Guillaume Fagnou : La progression constante du nombre d’adhérents à Hublo est un premier facteur valorisant. Nous avons dépassé nos objectifs en termes de professionnels inscrits. Pour mesurer avec des indicateurs précis l’amélioration de la qualité de vie au travail de nos agents, nous allons mettre en place un questionnaire de satisfaction en interne.
Si nous revenons maintenant à nos objectifs fondamentaux - continuité de soins, continuité de prise en charge du patient et qualité de vie au travail - Hublo a nettement permis de les améliorer. Les utilisateurs sont très satisfaits : d’une part les cadres arrivent à mieux organiser leur service pour assurer la bonne prise en charge du patient ; d’autre part, Hublo motive nos professionnels à venir travailler quand ils ont du temps, et leur donne envie de s’engager davantage. Cet outil contribue au maintien d’une atmosphère volontariste, même si cela ne se mesure pas forcément. Nous nous en rendons compte en prenant constamment « le pouls » de notre établissement, en restant attentifs et vigilants… sachant qu’à l’hôpital, la fièvre monte et redescend constamment, le tout est que cela reste maîtrisé !
Guillaume Fagnou : L’étape n°1, qui visait à entrer dans la boucle les agents gérés en planning est réalisée. La prochaine et 2ème étape est d’inclure les vacataires qui viennent compenser les absences fortuites. L’outil Hublo aura une vocation différente pour ces vacataires : nous ne souhaitons pas qu’ils nous imposent leurs dates mais plutôt leur demander des périodes de disponibilité pour répondre aux besoins ponctuels de l’établissement. La 3ème étape sera ensuite de permettre la mobilité des agents entre les différents établissements du GHT. Pour passer à cette étape-là, nous devons d’abord valider un cadre juridique commun, propice à la circulation des agents entre plusieurs structures.
Lionel Chapey : Je suis agréablement surpris, car nous avons communiqué sur notre site internet à propos de l’utilisation de Hublo et je constate que de nombreux vacataires qui ne font pas partie du GHT demandent à s’inscrire sur Hublo. Cette plateforme constitue donc pour nous un point d’entrée précieux pour de nouveaux vacataires. Avec l’étape n°2 nous souhaitons pouvoir rapidement bénéficier de cette porte d’entrée pour intégrer de nouveaux professionnels au CH de Sens.
Guillaume Fagnou : Pour la suite de notre partenariat, nous souhaitons continuer à travailler comme nous l’avons fait jusqu’à présent, avec tout l’accompagnement et la réactivité dont nous avons bénéficié !
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