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Une Cadre de soins du Centre médico-social Basile Moreau donne son avis sur l'utilisation de la solution de gestion des remplacements Hublo.
🚀 Date d’adoption de Hublo : avril 2019
🏥 Capacité d’accueil : 159 lits
👩🏻⚕️ Effectifs : 140
Le centre médico-social Basile Moreau se compose de 3 établissements qui accueillent des personnes âgées dépendantes et des personnes handicapées. Marie-Hélène Anil, Cadre de soins, a assisté à la mise en place de Hublo au sein de l'établissement et accepté de nous livrer son retour d'expérience.
Marie Hélène Anil : Nous avions deux problèmes principaux dans notre mode de fonctionnement :
⌛️ Au niveau de l’équipe de direction tout d’abord - en charge d’assurer la continuité des soins - le processus utilisé pour trouver un remplaçant rapidement lors d’une absence inopinée était extrêmement chronophage. L’équipe de direction devait identifier dans un premier temps les personnes susceptibles de pouvoir remplacer, puis, dans un deuxième temps, les appeler une par une pour les convaincre d’accepter la mission.
✍️ Au niveau de la gestion des contrats ensuite, il y avait un lourd travail manuel. L’assistante en charge des contrats devait les réaliser entièrement à la main, et effectuer tous les jours les DPAE auprès de l’URSAFF.
Ces deux problèmes concernaient donc des « tâches » obligatoires, mais jusqu’ici très (trop) chronophages.
Marie Hélène Anil : Pour l’équipe de direction, c’est un soulagement considérable car la solution est très efficace. En règle générale, nous obtenons une réponse immédiate dans 85% des cas, de la part de nos remplaçants.
Cela nous permet également de conserver une simplicité et une neutralité dans la relation avec nos vacataires et salariés, et de respecter leur vie privée, grâce à un mode de diffusion des missions équitable et non intrusif. Avant, ils avaient l’impression qu’on leur mettait la pression pour accepter les missions, car on essayait d’être convaincants.
Avec Hublo, les salariés et vacataires disposent d’une précieuse liberté d’accepter ou non les offres. On respecte leur qualité de vie au travail et cela a instauré un vrai respect mutuel dans notre relation. De plus, le fait qu’ils puissent mettre à jour leurs (in)disponibilités sur un calendrier, impose que l’on respecte leur emploi du temps et leur vie privée.
Pour l’assistante qui s’occupait des contrats, la charge a été améliorée également même si elle est toujours présente. Elle n’a plus de contrats à faire mais doit s’occuper de les récupérer, tout comme les DPAE. Hublo lui a surtout permis de mieux organiser et de suivre le traitement des contrats avec précision.
Marie Hélène Anil : Pour l’équipe de direction, je pense que Hublo a permis une division par 5 du temps de gestion des remplacements. Pour notre assistante en charge de gestion des contrats, cela représente une économie de 2 heures par semaines environ.
De fait, aujourd’hui, on ne s’autorise même plus à passer en dehors de Hublo !
Marie Hélène Anil : Dès le départ, nous avons essayé de beaucoup communiquer avec nos remplaçants, grâce à vos conseils et aux supports de communication transmis par vos soins. Nous les avons invités à aller sur la plateforme Hublo dès que possible. Au lancement, environ 10% des vacataires ont eu besoin de se rapprocher de votre support client, pour répondre à leurs interrogations. A chaque fois, ils ont été parfaitement guidés et renseignés !
De manière générale, au déploiement, et aujourd’hui dans le suivi, je suis très satisfaite par l’accompagnement de notre chargée de compte dédiée chez Hublo. Il y a un vrai souci de se mettre à la place de l’autre. La relation est simple, naturelle et efficace. Je trouve que vous avez la mentalité qu’il faut ! Vous restez accessibles et réactifs en toute circonstance, et mettez constamment tous les moyens en œuvre pour trouver des solutions. D’ailleurs, quand quelque chose n’est pas réalisable, vous le dites clairement, sans aucune entourloupe. C’est agréable et sain.
Marie Hélène Anil : Longue vie à Hublo ! Cette solution est un vrai apport, quelle que soit la taille de l’établissement et le nombre de remplacements que l’on a à faire.
Avec Hublo, on peut réellement faire de la gestion RH avec son réseau de remplaçants. Dans les établissements de santé ou médico-sociaux, les remplaçants ont souvent le sentiment qu’on leur met la pression ou qu’on ne les considère pas assez. Hublo empêche totalement de tomber dans ces dérives, et améliore les relations entre les équipes d’encadrement et les soignants.
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