12/10/2020

Le numérique, solution pour contrer les effets néfastes de l'absentéisme ?

En facilitant la gestion des remplacements et des recrutements, les outils numériques permettent de lutter contre l'absentéisme dans le milieu de la santé.

Le numérique dans les établissements de santé : une transformation en cours

Gros plan sur les mains d'un cadre de santé, qui tiennent un smartphone, afin d'illustrer son utilisation d'outils numériques pour gérer ses besoins de remplacements.

🏥 Le programme « Hôpital numérique » 2012-2017 encourage les établissements de santé à moderniser leur système d’information hospitalière (SIH) selon un schéma commun afin d’améliorer l’organisation, la qualité et la sécurité des soins. Il s’agit de financer des projets qui dématérialisent les échanges dans cinq domaines prioritaires.

💰 Traduction concrète de la montée en puissance du numérique à l’hôpital, 2 Md€ de dépenses en informatique et télécom dans le secteur de la santé ont été réalisées en France. Avec une croissance moyenne du marché de l’informatique hospitalière de 4,1% par an depuis 2009, les investissements spécifiques au numérique se sont élevés à 462M€ entre 2008 et 2015. Cette croissance devrait se maintenir au même niveau jusqu’en 2020.

⚙️ Les technologies numériques permettent aux établissements de rationaliser leur organisation, d’améliorer les conditions de travail du personnel et « l’expérience des patients » : la transformation digitale est en cours dans un certain nombre de domaines (recueil d’activité, activités médicotechniques - PACS dans les services d’imagerie, circuit du médicament, dossier patient, etc.).

Au-delà de ces projets, des solutions digitales existent pour traiter d’autres problématiques. Sophie, soignante à l'Hôpital La Porte Verte en témoigne :

On me contactait souvent par téléphone, maintenant par sms c'est beaucoup plus agréable et plus rapide.

Quels avantages des solutions numériques dans la lutte contre les effets néfastes de l’absentéisme ?

Le fonctionnement d’une solution numérique pour la gestion des remplacements se caractérise par sa simplicité et son efficacité :

L’établissement de santé crée son réseau en invitant tous les remplaçants qu’il connait, aussi bien agents/salariés internes autorisés à faire des heures supplémentaires que des vacataires externes.
L'établissement de santé poste en ligne une mission en moins d’une minute, dès qu’un besoin apparaît.
Une alerte (e-mail + SMS) est instantanément envoyée aux remplaçants disponibles, et dont les compétences professionnelles correspondent au besoin.
La mission est attribuée au premier candidat qui accepte l’offre ou après sélection par un administrateur de l’établissement.

Selon Catherine, Agent au Grand Hôpital de l'Est Francilien :

Le système me permet d'avoir accès à des propositions de services dans lesquels je ne travaillais pas habituellement sans doute parce qu'on ne pensait pas à m'appeler en dehors de mon service.

La digitalisation des outils dans la gestion des remplacements présente de nombreux avantages :

🔗 Une centralisation de toutes les informations liées aux professionnels de santé de son réseau sur une plateforme en ligne : les informations capitales comme l’état civil, les compétences professionnelles et les coordonnées peuvent être réunies dans un outil unique, accessible en permanence depuis son poste de travail. Cette centralisation permet ainsi d’éliminer les risques d’éparpillement des informations ou de pertes ;

🚀 Une simplification des processus : la digitalisation permet de standardiser l’envoi des demandes de remplacement, via le renseignement d’un formulaire en ligne. La gestion des remplacements est ainsi automatisée : l’envoi est simultané auprès de tous les contacts enregistrés. Cette harmonisation est bénéfique pour l’établissement : en cas de mobilité interne, les cadres de santé maitrisent l’outil de gestion des remplacements, utilisé dans tous les services ;

✅ Une traçabilité fiable des activités : l’historique exhaustif des activités est conservé en mémoire par la solution numérique. Ainsi, le récapitulatif des demandes de remplacement envoyées, des candidatures reçues ou des réponses en attente, est accessible à tout moment de façon rapide. Afin de sécuriser la gestion de ces données sensibles, les outils numériques permettent de définir précisément les droits d’accès et d’administration ;

👩🏼‍⚕️ Une fidélisation du réseau de soignants : qu’ils soient personnels de l’établissement prêts à faire des heures supplémentaires ou personnel extérieur volontaires pour une mission ponctuelle, l’utilisation d’une solution digitale permet de fidéliser le réseau de remplaçants disponibles via un traitement uniforme et égalitaire des demandes de missions. En effet, l’algorithme de l’outil numérique permet d’envoyer instantanément et équitablement des notifications par SMS et email ;

🔕 Un mode de communication moins intrusif: en lieu et place d’appels téléphoniques aléatoires auparavant, l’outil numérique permet de prendre contact avec les seuls remplaçants qui ont déclaré être disponibles. Cette sélectivité permet ainsi au cadre de santé de gagner un temps précieux, en évitant les appels inutiles ; elle permet également de respecter la vie privée des personnels soignants (diminution des risques psychosociaux, application du droit à la déconnexion) ;

📂 Un transfert des tâches à faible valeur ajoutée : certaines entreprises proposant ces outils digitaux déchargent aussi les établissements grâce à des hotlines téléphoniques pour gérer toutes les questions liées aux remplacements des agents et vacataires. La gestion des demandes d’informations est ainsi confiée à un prestataire de services, permettant à l’encadrement de se concentrer sur d’autres activités.

Matthieu Lauret, DRH à la Clinique Sourdille ELSAN :

Depuis que j’utilise une solution numérique de gestion des remplacements, mon agence d'intérim habituelle m'a appelé pour me demander pourquoi je ne faisais quasiment plus appel à eux.

Désormais, les outils numériques à disposition des établissements de santé permettent une gestion intelligente des remplacements :

À travers la désintermédiation du processus de recrutement, ils contribuent à diminuer le recours à l’intérim et son coût financier.
À travers leur rapidité d’utilisation, ils diminuent le temps consacré à la recherche de remplaçants, au profit d’autres activités.
À travers leur efficacité, ils facilitent la constitution pérenne d’un réseau de confiance pour l’établissement et participent à une amélioration de la qualité de vie au travail, vertueuse pour la qualité de prise en charge des patients.

L’utilisation de ces nouveaux outils positionnent ainsi les établissements de santé en véritable managers de la gestion des remplacements, qui maîtrisent leur processus de bout en bout. Nadia, Cadre de santé à l'hôpital Cognacq-Jay :

Avant je perdais en moyenne 1h pour trouver un remplaçant, ce qui était souvent stressant. Aujourd’hui, c'est réglé en 2 minutes !

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