🚀 Date d’adoption de Hublo : février 2018
🏥 Capacité d’accueil : 520 lits + 1000 lits et places sur Saint-Lô et Coutances et places
Entretien avec Philippe Thévenon, cadre supérieur de santé sur les Centres Hospitaliers de Saint-Lô et Coutances.
Pourquoi avoir instauré la solution Hublo ?
Philippe Thévenon : J’étais en charge de la suppléance, de la gestion des absentéismes et des remplacements.
Nous cherchions à graduer nos réponses à l’absentéisme en mettant en place :
- Une réponse chaude pour les absences de dernière minute (en faisant appel à Hublo)
- Une réponse tiède avec la création d’équipes de suppléance polaires
- Une réponse à froid pour les absences anticipées (grâce au pool de remplacement centralisé).
La solution Hublo a été adoptée avec un but double :
- Premièrement : éviter les appels répétitifs, et extrêmement chronophages, passés par les cadres pour trouver des remplaçants lors des absences de dernière minute.
- Deuxièmement : solliciter les agents d’une manière moins intrusive que par des appels téléphoniques pour les remplacements. Éviter toute forme de pression lors des propositions de missions, et améliorer ainsi leur qualité de vie au travail et privée.
Quel est l’intérêt pour vous d’avoir une interface entre Hublo et votre logiciel de gestion des temps ?
Philippe Thévenon : Il y a deux intérêts principaux :
- Faciliter la gestion de la paie : l’interface Hublo/Chronos évite aujourd’hui une saisie manuelle des missions Hublo dans le logiciel GTA pour la gestion de la paie.
- Faciliter le remplissage des plannings : grâce à l’interface, les missions Hublo pourvues apparaissent dans les plannings. Auparavant, l’info n’était pas systématiquement remplie. Aujourd’hui les plannings sont correctement complétés, ce qui rassure les cadres et les agents qui voient bien leur planning tant individuel que d’équipe
Quels sont les principaux autres avantages que Hublo vous offre aujourd’hui ?
Philippe Thévenon : Hublo nous offre plusieurs avantages :
- L'équipe a été à notre écoute pour que tout s’automatise progressivement, et est toujours à notre écoute au quotidien.
- Lorsqu’un agent se propose pour effectuer des heures supplémentaires, le cadre peut utiliser la fonction « déclarer une mission ». Au lieu de déclarer des heures supplémentaires en passant par la procédure institutionnelle - un peu lourde - on peut utiliser tout simplement Hublo.
- En comparaison avec d’autres solutions, Hublo est a été parfaitement développée et adaptée pour le milieu hospitalier, ce qui rend la solution très efficace.
- En résumé, l’utilisation conjointe de Hublo et Chronos facilite et sécurise le travail de chacun.
- Pour les agents : cela libère les esprits. Les agents qui ne se sont pas déclarés disponibles ne sont pas sollicités de première intention. Cela sécurise et clarifie également le remplissage de leur planning.
- Pour les cadres de proximité : cela simplifie la gestion des remplacements et fiabilise l’affichage du planning des agents.
- Pour les gestionnaires de paie/carrière : cela fait gagner du temps dans le processus de vérification des éléments variables de paie (de plus en plus au fur et à mesure de la fiabilisation de l’interfaçage).
Une phrase de conclusion ?
Philippe Thévenon : Nous avons obtenu récemment une certification des comptes, ce qui montre que les processus « paie » fonctionnent et sont parfaitement fiables. Hublo, par la qualité du travail d’interface avec notre logiciel GTA, réalisé par les différentes équipes impliquées, nous aide à maintenir notre niveau d’exigence. Hublo nous a permis de mieux gérer notre intérim interne, et de simplifier l'organisation des plannings grâce à l'interface avec notre logiciel de gestion des temps.
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