CCAS de Limoges : de la gestion des remplacements au recrutement pérenne avec Hublo

Gérant quatre EHPAD, trois résidences autonomie ainsi qu'un service de portage de repas à domicile, le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de la ville de Limoges évolue dans le cadre réglementaire de la fonction publique territoriale. L'organisation s'appuie sur une équipe RH support qui fait la jonction entre le terrain et la DRH centrale de la Ville.

Pionnier dans la digitalisation de la gestion de ses remplacements avec Hublo Remplacement depuis 2024, le CCAS a franchi une étape supplémentaire en septembre 2026 en adoptant le module Hublo Recrutement. Céline Longcote, responsable des ressources humaines, et Hugo Boutant, gestionnaire RH, reviennent sur ce parcours qui a permis de réduire l'intérim et d'accélérer les embauches.

Avec Hublo Remplacement : un vivier de 220 vacataires et près de 70 % d'intérim en moins

À l'origine, la recherche de remplaçants au CCAS s'effectuait par appels téléphoniques individuels, mobilisant lourdement les équipes. Bien que la collectivité bénéficie d'une bonne grille salariale liée au statut public, les candidatures spontanées peinaient à parvenir jusqu'aux services du CCAS car elles devaient être saisies en ligne sur le site de la ville, pour des métiers du secteur médico-social en tension.

En 2024, le CCAS décide de déployer Hublo sur deux EHPAD pilotes pour sécuriser la période estivale, avant de finalement étendre la solution à un troisième établissement, puis de rattacher le quatrième courant 2025.

Une règle stricte adaptée au secteur public territorial

En accord avec le cadre réglementaire de la fonction publique territoriale et les partenaires sociaux, le CCAS applique une consigne stricte : l'application Hublo est réservée exclusivement aux vacataires externes.

Les agents titulaires ou en contrat interne ne peuvent pas réaliser de missions via la plateforme, le système repose ainsi intégralement sur l'animation d'un réseau externe d'intervenants.

Un entretien de 15 minutes pour responsabiliser les vacataires

Pour fidéliser les remplaçants et éviter les désistements inopinés, l'équipe RH a adapté sa méthode en instaurant un entretien physique préalable systématique de 15 minutes avec chaque nouveau candidat.

Céline détaille la démarche : « Pendant cet entretien, nous expliquons qu'en cas d'absence non justifiée, la personne sera retirée de Hublo. Nous posons les attentes, le fonctionnement des services et les horaires. Avec cet échange, les gens prennent conscience que s'il y a un impératif, ils doivent prévenir. »

Un livret d'accueil est transmis avant la première intervention pour préciser les accès, les vestiaires et le règlement intérieur. Sur le plan administratif, le CCAS établit des contrats de vacation de trois mois plutôt que des contrats à la mission. Cette organisation simplifie le suivi RH et permet le versement trimestriel de l'indemnité de fin de contrat.

L’intérim recule, le vivier grandit

La généralisation de la plateforme a rapidement fait évoluer la gestion des remplacements :

• Le recours aux agences d'intérim a chuté de 60 à 70 %, amortissant largement le coût annuel de la solution.
• Un vivier de plus de 220 vacataires fidélisés sur le secteur de Limoges, constitué grâce au bouche-à-oreille et au réseau des écoles paramédicales.
• Une diffusion instantanée : la publication d'une mission ne prend que quelques instants et les réponses parviennent souvent dans les minutes qui suivent pour les urgences du jour ou du lendemain.

Hublo Recrutement : du vivier de vacataires aux embauches durables

Constatant l'audience générée sur la plateforme de remplacement, le CCAS a choisi de tester le module Hublo Recrutement dès septembre 2026 afin d'y diffuser directement ses offres d'emploi en CDD.

Toucher les soignants que les canaux classiques n’atteignent plus

Sur des profils recherchés comme les aides-soignants et les infirmiers, les canaux traditionnels (France Travail, site de la ville) peinent à donner des résultats. En publiant leurs offres sur Hublo, les équipes du CCAS touchent des professionnels et des étudiants qui utilisent déjà l'application pour des vacations.

Hugo en témoigne : « Au départ, l'objectif était simplement de réduire nos factures d'intérim. Mais nous avons constaté un effet d'attraction bien plus important que prévu. Par exemple, les étudiants qui ont réalisé des vacations sur Hublo restent sur la plateforme une fois diplômés. Ça nous permet de toucher directement un vivier de professionnels là où les canaux classiques ne le permettent plus. »

Céline confirme cette dynamique d’audience : « Le vivier que Hublo nous apporte est précieux : j’ai des candidatures tous les jours ! Tout le monde connaît Hublo, le bouche-à-oreille fonctionne très bien et les soignants s'inscrivent spontanément. »

Une interface claire, appréciée au quotidien

Hugo, qui assure la publication et la gestion des annonces pour les quatre EHPAD, apprécie la clarté de l'interface :

• Une publication rapide : la présence de champs facultatifs (tels que le détail des rémunérations ou les compétences) permet d'aller à l'essentiel lors des périodes de forte activité.
• Un suivi visuel efficace : Hugo souligne aussi l'utilité des indicateurs de la plateforme, « ce qui attire l'œil, c'est l'indication du nombre de candidatures non lues, ça permet de savoir immédiatement si nous avons manqué un dossier et d'aller à l'essentiel. »
• Des échanges simplifiés : la centralisation des dossiers évite d'avoir à réexpliquer le cadre du poste lors des premiers contacts téléphoniques.

Premiers résultats : 2 embauches sur 6 entretiens, dont un aide-soignant de nuit

Les premiers chiffres observés sur le module confirment l’engouement :

• Le CCAS reçoit en moyenne 5 à 6 CV qualifiés par semaine et par poste ouvert.
• Sur 6 entretiens physiques menés, 2 embauches ont été conclues, dont un poste d'aide-soignant de nuit, un profil historiquement difficile à pourvoir dans la région.
• Des prises de poste en 24h à 48h : avec des diplômes et pièces justificatives déjà présents sur la plateforme, les entretiens physiques s'organisent dès le lendemain pour une prise de poste quasi immédiate.

Du remplacement au recrutement, le CCAS de Limoges a su faire de Hublo un outil complet, qui réduit l’intérim aujourd’hui et prépare les équipes de demain.