À la Tour de Gassies, Hublo redonne de la visibilité sur les plannings et fluidifie les remplacements

Le Centre de la Tour de Gassies (établissement de l’UGECAM Aquitaine) est un établissement de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR) et de réadaptation médico-sociale, situé à Bruges, près de Bordeaux. Il compte près de 500 collaborateurs. 

François Perroy, Responsable des ressources humaines, raconte pourquoi et comment l’équipe a quitté ses plannings sous Excel au profit de Hublo Planning, la solution de planification de Hublo. Un changement qui a redonné une vision d’ensemble des effectifs, harmonisé la gestion des plannings autour des cadres et facilité la gestion des remplacements, avec un recours à l’intérim en net recul. 

Des plannings Excel qui ne suivaient plus 

Pendant longtemps, la planification du Centre reposait sur des fichiers Excel partagés entre le service RH et les cadres d’unités. Mais, alors que l’établissement, et plus largement le groupe UGECAM, avait la volonté de moderniser l’établissement, les limites du fonctionnement Excel sont devenues trop visibles : 

• Une vue trop morcelée : les plannings étaient éparpillés entre différents fichiers Excel et il était difficile, voire impossible, de connaître les effectifs de l’établissement en temps réel. 
• Un suivi des absences compliqué : quand un salarié signalait une absence sans fournir tout de suite son justificatif médical, il fallait croiser à la main le planning du cadre et le dossier RH pour suivre l’absentéisme. 
• Des démarches pesantes pour les équipes : les congés se demandaient sur papier, « nous n’avions pas du tout accès à leurs compteurs de congés et nous en étions encore à la demande de congés sous format papier », explique François. 
• Des remplacements hors plateforme : les cadres passaient parfois leurs missions directement aux agences, l’intérim représentait ainsi 60 % des remplacements. 

François résume la situation : « Tout se faisait sous Excel dans des dossiers partagés. Il fallait jongler entre plusieurs fichiers parfois très lourds, peu visibles, qui ne donnaient aucune vision globale de l’établissement. » Face à ce constat, la direction a doncdécidé de digitaliser toute la chaîne de planification. 

Comment le Centre a déployé Hublo Planning en quelques mois 

Le Centre de la Tour de Gassies utilisait déjà Hublo pour ses remplacements. À l’été 2026, il franchit une étape de plus avec son module Planning. Avec l’appui des équipes Hublo, le projet s’est déroulé en quatre temps : 

1. Un groupe projet pluridisciplinaire : des cadres de santé, des managers d’unités et l’équipe RH ont travaillé ensemble dès le départ. 
2. La modélisation de l’établissement : organigramme complet, fiches métiers (infirmiers, aides-soignants), trames horaires (codes journées) et compteurs d’absences ont été paramétrés. 
3. Les cycles de travail remis à plat : les roulements de chaque collaborateur ont été revus un à un et les cadres ont appris à créer les cycles dans le logiciel.
4. Un déploiement unité par unité : la bascule s’est étalée sur quelques mois. Les équipes Hublo ont accompagné le Centre et le groupe dédié au projet a formé les cadres à la création des cycles et au suivi des roulements. 

Les résultats : moins d’intérim, un pilotage simplifié, Excel abandonné 

Le passage sur Hublo Planning porte ses fruits pour les équipes RH et l’encadrement.

Des processus de remplacement simplifiés pour mieux maîtriser les dépenses d’intérim

L’outil permet d’identifier et d’anticiper les besoins, donc de proposer plus facilement des heures supplémentaires aux collaborateurs. 

Le Centre a mis en place une politique de remplacement précise : les cadres ont l’obligation de passer leurs besoins par Hublo depuis le planning. La priorité va d’abord aux heures supplémentaires des salariés. Si personne ne se positionne, la mission est alors confiée soit à un vacataire en CDD, soit à une agence d’intérim. 

Résultat : « Il y a un inversement du ratio vacataires/intérimaires : nous sommes passés de 60 % d’intérim à 40 % aujourd’hui, et donc 60 % de nos missions sont aujourd’hui des vacations. » Ce basculement devrait aussi se ressentir sur le budget : une mission confiée à un vacataire plutôt qu’à un intérimaire a vocation à coûter moins cher à l’établissement. 

Toutes les données de gestion des effectifs réunies en un seul outil 

Le service RH dispose de statistiques sur l’ensemble des besoins de remplacement. Pour François, « c’est très pratique d’avoir les statistiques mensuelles du suivi de tous nos besoins de remplacement dans un seul outil, là où auparavant nous devions croiser les factures d’intérim avec les missions qui n’étaient pas forcément passées dans les outils ». 

Du temps gagné pour les RH 

Enfin, François estime que le service RH gagne « des heures importantes » à l’échelle de l’établissement. 

Ce qui change au quotidien pour les équipes 

Rapidement, la gestion des plannings avec Hublo Planning a apporté des bénéfices mesurables.

• Sur le suivi des congés : 

Les salariés posent leurs congés depuis l’application et consultent leurs compteurs en direct. Les cadres, eux, voient les compteurs de toute leur équipe et gèrent mieux leurs besoins. Pour le service RH comme pour les cadres, c’est un « énorme chamboulement », très attendu. 

• Sur l’affectation des effectifs :

Grâce à la visibilité à l’échelle de l’établissement, « nous pouvons aussi partager les ressources entre unités, ce qui était beaucoup plus complexe dans des fichiers Excel éclatés par unité ». Le Centre a réorganisé les roulements des unités de soins en y intégrant des journées de postes en autogestion (PAG). Le salarié sait qu’il peut être amené à renforcer une autre unité. 

Lors des réunions hebdomadaires d’arbitrage, le collectif de cadres s’appuie sur le module Planning de Hublo pour repérer les professionnels en PAG, identifier les unités en sur-effectif et celles en sous-effectif, puis décider ensemble des réaffectations nécessaires. Cette organisation permet de mobiliser une ressource disponible au bon endroit, tout en donnant au collectif une vision partagée des besoins de l’établissement. 

• Sur les éléments variables de paie :

Le service RH utilise le module Éléments Variables de Paie (EVP) pour extraire des données directement de Hublo Planning. Le retraitement des éléments variables de paie est ainsi plus simple qu’avec les fichiers Excel. 

• Sur la gestions des absences inopinées : 

Pour gérer les absences de dernière minute, l’encadrement suit désormais 3 étapes claires : 

1. Étape 1 : réaffecter un salarié disponible en journée PAG. ‍
2. Étape 2 : si aucun salarié en PAG ne peut être réaffecté, le cadre sollicite l’équipe interne de remplacement de l’établissement. ‍
3. Étape 3 : enfin, si personne n’est disponible, le cadre publie la mission de remplacement directement depuis la grille de planning Hublo. Dès qu’un vacataire l’accepte, il apparaît automatiquement dans le planning de l’unité. 

Avec cette transformation, le Centre de la Tour de Gassies montre la voie aux autres établissements du réseau UGECAM. Pour François : « quand on compare Excel à Hublo Planning, forcément, il n’y a pas photo. Pour un établissement comme le nôtre, qui fonctionne sous Excel, oui, je recommande ce module. »

Son conseil avant de se lancer : dédier des ressources au projet et dégager du temps pour les personnes concernées, sans négliger l’accompagnement des cadres.