Moins d'appels, moins de stress, plus de remplaçants : le CH d'Albertville-Moûtiers modernise sa gestion avec Hublo

Au Centre Hospitalier d'Albertville-Moûtiers, la gestion des plannings doit composer avec une contrainte locale forte : une saisonnalité marquée par le tourisme hivernal. Avec deux sites principaux (Albertville et Moûtiers) et deux EHPAD rattachés, la gestion des remplacements est une préoccupation constante.

Delphine Burnier-Framboret, Responsable des Ressources Humaines, a piloté la mise en place de Hublo en 2022 au sein de l'établissement. Elle revient sur la façon dont l'outil a changé le quotidien des cadres et ouvert de nouvelles opportunités de mobilité interne.

Avant Hublo : une gestion des remplacements chronophage et cloisonnée

Avant l'arrivée de Hublo, la recherche d'un remplaçant était extrêmement chronophage. Les cadres passaient un temps précieux au téléphone pour combler la moindre absence inopinée. « Chaque cadre connaissait quelques agents qui pouvaient éventuellement répondre à la mission, mais il y avait une méconnaissance de tous les autres », se souvient Delphine.

Chacun puisait dans son propre carnet d'adresses, ce qui entraînait une sur-sollicitation de certains agents, parfois appelés par plusieurs services différents au cours de la même journée. La recherche pouvait ainsi prendre des heures d'appels et de messages laissés sur les répondeurs.

La mutualisation des ressources s'imposait pour réduire la charge mentale de l'encadrement.

Une mise en place structurée par des règles claires

Pour garantir le succès de la plateforme, la direction des ressources humaines a mis en place un cadre d'utilisation strict, partagé avec tous les agents via le guide du temps de travail de l'établissement.

Afin de structurer la démarche et d'assurer une gestion saine et équitable :

• Un plafond mensuel a été instauré : chaque agent est limité à 30 heures de remplacement par mois via Hublo afin de ne pas dépasser le plafond légal de 240 heures annuelles.
• Une clarification de la rémunération : l'établissement a défini des règles précises pour différencier ce qui relève du paiement en heures supplémentaires ou du simple rattrapage lorsqu'un agent a une balance horaire mensuelle négative.

Un gain de temps massif et un encadrement soulagé

Aujourd'hui, l'impact est mesurable. « Poster une mission Hublo, ça prend moins d'une minute et ça notifie en moyenne 200 à 300 candidats », constate Delphine. Une fois la mission postée, l’établissement se laisse un temps de battement pour choisir le bon candidat, qui est en moyenne confirmé en moins de 24 heures.

Au-delà du gain de temps, le recours à Hublo représente également une économie significative par rapport à l'intérim, tout en offrant un avantage supplémentaire : la connaissance des compétences des agents mobilisés. Contrairement à un intérimaire inconnu, les remplaçants issus du vivier Hublo sont déjà identifiés et évalués par l'établissement.

Le résultat le plus important reste l'impact psychologique sur les équipes encadrantes : la fin des appels téléphoniques incessants a considérablement fait baisser le niveau de stress des cadres, leur permettant de se recentrer sur d'autres missions.

Au-delà du soin : décloisonner l'hôpital et booster la mobilité interne

Au CH d'Albertville-Moûtiers, Hublo ne s'adresse pas uniquement aux professionnels du soin. L’établissement a aussi fait le choix d'ouvrir la plateforme aux personnels non soignants : brancardiers, cuisiniers, coursiers, agents des services hospitaliers (ASH) et aux services techniques.

Cette initiative a eu des effets inattendus très positifs :

• Création de liens : les agents effectuent des missions dans des services ou sur des sites qu'ils ne connaissaient pas, ce qui renforce le sentiment d'appartenance et la cohésion globale de l'hôpital.
• Polyvalence : un coursier peut aller renforcer le service de brancardage, à condition que ses compétences répondent aux exigences du poste, et inversement, créant une véritable dynamique de mobilité interne fondée sur les aptitudes de chacun.

Bonnes pratiques : une gestion rigoureuse du réseau et des nouveaux arrivants

Pour garantir la qualité de ses remplacements, l'établissement applique des méthodes de gestion particulièrement efficaces. Delphine a mis en place un filtre d'intégration strict pour les vacataires externes : un profil n'est validé que si son dossier est complet (CV, pièce d'identité, diplômes) et si sa zone géographique est cohérente avec les besoins du CH.

L'évaluation continue est également de mise. Si un profil externe ne donne pas satisfaction sur le terrain ou manque de savoir-être, il est retiré de la liste des remplaçants de façon à sécuriser les équipes.

À l'inverse, les missions Hublo font office de phase de test informelle. Bien que cette pratique reste « à la marge », l'établissement utilise ponctuellement son vivier externe comme un canal de recrutement. Lorsqu'un remplaçant démontre de solides compétences lors de ses missions, le CH saisit l'opportunité pour lui proposer un CDD ou un poste sur le plus long terme.