De Permuteo à Hublo : comment le Groupe Edenis a amélioré sa gestion des remplacements grâce à la migration
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L'association à but non lucratif Groupe Edenis, qui existe depuis 40 ans et s'implante principalement dans la région de Toulouse, compte 26 établissements équipés par Hublo (EHPAD et résidences seniors) et près de 1 600 collaborateurs. En février dernier, le groupe a opéré avec succès sa migration de Permuteo vers Hublo.
Olivia Akaya, chargée de recrutement au siège social, revient sur cette transition fluide qui a permis aux équipes de direction de gagner en réactivité et en autonomie.
Une migration rassurante et une formation ciblée
Changer d'outil de gestion à l'échelle d'une vingtaine de résidences aurait pu susciter des craintes, mais le processus a été très serein. L'accompagnement continu de Mickaël, leur chef de projet habituel, présent sur Permuteo et en charge de la bascule vers Hublo, a été un véritable facteur de réassurance.
La transition s'est étalée sur un mois à un mois et demi. Elle a débuté par une communication claire en amont via des flyers et des réunions d'équipe au sein des résidences. Hublo a d'ailleurs fourni l'intégralité de ces supports de communication, prêts à l'emploi pour les établissements.
Ensuite, le déploiement opérationnel a misé sur la concision et l'efficacité : « J’ai organisé des sessions de formation de 45 minutes par groupes de quatre personnes, étalées sur une semaine. Ça a été largement suffisant pour former les équipes et rendre les cadres autonomes sur l’outil. », explique Mickaël.
En effet, comme l'utilisation de Hublo s'inscrit dans la continuité de l'ancien outil, l'appropriation a été très rapide.
« C'est une réussite. En général les résidences n'hésitent pas à remonter les problèmes quand il y en a, mais là je n'ai eu aucun retour négatif. Au contraire, les retours sont positifs. »
Des missions pourvues plus vite grâce à la décentralisation
Le principal bénéfice remarqué sur le terrain depuis la migration est clair : les offres de remplacement trouvent preneur beaucoup plus rapidement qu'auparavant.
Cette accélération s'explique par un changement de processus majeur qui favorise l'autonomie des établissements. Sous Permuteo, la chargée de recrutement au siège devait valider manuellement chaque nouveau candidat. Désormais, avec Hublo, les soignants sont autonomes : ils s'inscrivent et se positionnent directement sur les missions depuis leur application. Ce nouveau fonctionnement supprime tout blocage administratif. Les directeurs et adjoints gagnent ainsi une visibilité directe et instantanée sur les profils qui se portent volontaires dans leur établissement.
De nouvelles fonctionnalités plébiscitées au quotidien
Au-delà de la simplification du vivier, les équipes du Groupe Edenis ont découvert sur Hublo de nouvelles fonctionnalités pratiques qui répondaient à leurs attentes. Parmi elles, on retrouve :
- Le système de notation, qui permet de mieux évaluer et cibler les candidats.
- L'ajout de tâches de mission, une option particulièrement utile pour guider les remplaçants qui ne connaissent pas encore bien la résidence et qui viennent d'arriver.
Un bilan largement positif
Quelques semaines après le lancement, une enquête interne est venue confirmer le succès de cette bascule. Les chiffres parlent d'eux-mêmes :
- 100 % des utilisateurs se disent globalement satisfaits
- et 83 % d'entre eux soulignent que la plateforme est fluide et facile d'utilisation.
En dehors de quelques ajustements mineurs de paramétrage très vite résolus, la migration s'est avérée être une véritable réussite. Elle offre au groupe un outil qui va directement à l'essentiel.
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