Hôpital Epsylon en Belgique : Hublo automatise les remplacements et libère un quart du temps RH

Acteur majeur de la psychiatrie et de la santé mentale à Bruxelles, l'ASBL Epsylon regroupe plusieurs sites et emploie environ 700 collaborateurs. Sophie Witt-Dörring, collaboratrice RH au sein de l'établissement depuis neuf ans, revient sur la transition numérique opérée par son service.

Que ce soit en France ou en Belgique, les établissements font face aux mêmes urgences : pénurie de personnel, recours coûteux à l'intérim et épuisement administratif. Face à ces enjeux, le groupe Epsylon a choisi Hublo pour structurer son réseau de soignants remplaçants (appelés « dépanneurs » au sein de leur structure) et redonner de l'autonomie à ses cadres.

Avant Hublo : des problématiques universelles (WhatsApp et charge administrative)

Pour pallier l'absentéisme et éviter le recours onéreux aux agences d'intérim, le groupe Epsylon s'appuyait sur un vivier interne de dépanneurs, l'équivalent belge de nos vacataires français. Cependant, la gestion manuelle de ce vivier grandissant montrait ses limites :

• Des sollicitations chronophages : Sophie gérait les absences en envoyant des messages WhatsApp depuis son téléphone personnel à l'ensemble de ses contacts.

• Une lourdeur administrative : la rédaction des contrats de travail au format papier, avec ses ratures et ses changements de dernière minute, représentait une perte de temps majeure. « C'était beaucoup de chipotage, c'était chronophage » se rappelle Sophie.

Avec Hublo : des cadres responsabilisés et un suivi contractuel simplifié

Si les solutions digitales de gestion des remplacements se sont démocratisées en France, le marché belge était encore peu équipé. « Je n'avais jamais entendu parler de quelque chose de similaire avant » confie Sophie.

Lancée en septembre 2023 pour la publication des missions, puis complétée par la gestion des contrats en mars 2024, la plateforme Hublo a transformé l'organisation de l'hôpital en répondant à deux besoins essentiels :

• L'autonomie des cadres de santé : la recherche de remplaçants a été décentralisée. Une douzaine d'infirmiers chefs et directeurs de soins publient désormais eux-mêmes leurs besoins directement sur l'application. « Ça leur donne une très bonne flexibilité sur la gestion des effectifs et ça leur permet aussi de planifier bien en avance ».

• La fusion intelligente des contrats : pour s'adapter aux habitudes de l'établissement, Hublo a conservé les modèles de contrats d'Epsylon, avec une fonctionnalité de fusion indispensable pour Sophie. Si un dépanneur réalise une dizaine de prestations dans le mois, un seul contrat global est généré électroniquement par mois.

Pour Marco, chargé de relations clients Hublo, qui a accompagné l’établissement sur sa prise en main de l’outil : « L’implication de référents motivés comme Sophie, qui a rapidement su s’approprier l’outil, poser des questions pertinentes et proposer des pistes d’amélioration produit, est précieuse. Elle nous permet de maintenir des échanges réguliers, de mieux comprendre les besoins et de faire évoluer la solution vers un outil parfaitement adapté aux besoins de l’établissement. »

Les résultats : un bilan chiffré sans appel

L'adoption de Hublo a eu un impact direct sur la gestion de l’hôpital :

• Un gain de temps massif pour les RH : plus de messages WhatsApp ni d’édition manuelle des documents, Sophie estime avoir gagné environ un quart de son temps de travail.

• Un vivier solide et maîtrisé : l'établissement a constitué un réseau de 205 dépanneurs (166 externes et 39 salariés internes) dont l'intégration est filtrée sur CV et entretien.

• Une baisse drastique de l'intérim : le recours aux agences a chuté, passant d'une quinzaine de missions par mois à seulement cinq environ. Un budget intérim divisé par trois, donc.

Comme le souligne Sophie Witt-Dörring après un an d'utilisation, l'impact sur la qualité de vie au travail est réel : « On est contents qu'un outil comme le vôtre existe, parce que ça facilite la vie et ça enlève de la charge mentale aux équipes ».