Gérer les remplacements en zone frontalière : le succès de la Résidence Charles Verthier

Au sein du Foyer d'hébergement Charles Verthier, situé en Haute-Savoie, l'accompagnement au quotidien de personnes en situation de handicap mental est une priorité. La résidence accueille exclusivement des travailleurs, offrant un véritable lieu de vie et de construction de projets. Mais comme de nombreux établissements de la région, la structure fait face à un défi RH de taille : la proximité de la frontière suisse, qui attire de nombreux professionnels diplômés et crée une forte tension sur les recrutements locaux.

Jean-Philippe Tissot, chef de service, a fait le choix de s'équiper de Hublo en janvier 2026 pour moderniser la gestion de ses remplacements et retrouver de la sérénité au quotidien.

Fini le casse-tête des SMS : la centralisation comme mot d'ordre

Avant Hublo, la gestion des absences inopinées et l'animation du réseau de remplaçants reposaient sur des méthodes traditionnelles particulièrement chronophages. « Il fallait envoyer des SMS, il fallait attendre la réponse de l'un pour envoyer un message à l'autre, c'était contraignant », se souvient Jean-Philippe.

Face à des contraintes budgétaires qui excluent le recours à l'intérim, l'encadrement devait régulièrement trouver des solutions en interne, au risque de mettre les équipes permanentes en tension.

Inspiré par le succès de l'outil dans un foyer de vie voisin, l'établissement a sauté le pas. L'objectif ? Gagner du temps, simplifier les démarches et se constituer un vivier solide et réactif. Bien que la structure traverse une période de forte transition numérique avec l'arrivée simultanée de plusieurs nouveaux logiciels métiers, Hublo s'est imposé naturellement : « Je ne suis pas une fusée en informatique, mais la prise en main a été facile, c'est assez simple d'utilisation ».

Des urgences gérées en 5 minutes montre en main

L'un des bénéfices les plus immédiats pour la résidence a été la réactivité de la plateforme face aux imprévus. Jean-Philippe cite l'exemple récent d'une salariée hospitalisée en urgence juste avant le week-end, l'obligeant à trouver des remplaçants pour les jours suivants.

Avant, ce type de situation aurait pu s'avérer très problématique à gérer. Avec Hublo, le soulagement a été immédiat : « Ça m'a pris trois minutes pour poster la mission et cinq minutes après elle était pourvue ».

Cette efficacité redonne à l'encadrement un temps précieux pour se concentrer sur ses véritables missions, sans avoir à abandonner les tâches en cours. Aujourd'hui, Jean-Philippe anticipe au maximum en publiant ses missions pour le mois à venir dès que les plannings des équipes titulaires sont validés.

Un vivier de qualité, synonyme de sécurité et de dynamisme pour les résidents

En quelques mois, l'établissement s'est constitué un réseau de 33 professionnels, dont 17 collaborateurs internes. Si la réactivité est primordiale, la qualité de l'accompagnement l'est tout autant. C'est pourquoi le chef de service a mis en place un processus de sélection rigoureux : chaque candidat identifié via Hublo est d'abord reçu en entretien sur site pour évaluer ses prérequis et son adéquation avec le public accueilli.

« Je veux des gens qui ont envie d'être là », souligne Jean-Philippe, qui refuse les profils non engagés. Ce filtre qualitatif permet de maintenir un haut niveau de confiance et garantit de très bons retours sur le terrain.

Mieux encore, la venue de ces vacataires variés (aides médico-psychologiques, moniteurs éducateurs, veilleurs de nuit...) est très appréciée par les résidents. Loin de perturber leur quotidien, ces nouvelles rencontres s'avèrent stimulantes : « Les personnes qu'on accompagne ont une capacité d'adaptation qui est hors norme, ils s'adaptent, et ils sont contents parce qu'ils ont de nouvelles personnes qui s'intéressent à eux ».

Un accompagnement technologique, mais surtout humain

Pour que cet outil fonctionne, l'accompagnement des équipes de Hublo joue un rôle essentiel, tout en restant à la juste place. Jean-Philippe a apprécié le suivi mis en place par sa chargée de compte, Romane. « On a organisé un rendez-vous mensuel, c’était parfait pour faire le point et répondre à mes questions, sans pour autant me mettre la pression ou me faire perdre un temps que je n’ai pas. » En bref, un accompagnement efficace sans être pesant.

Une dynamique partagée par Romane, pour qui cette réussite repose avant tout sur une véritable collaboration : « Notre objectif, chez Hublo, c'est vraiment de proposer un suivi sur mesure et adapté aux réalités de chaque établissement. Avec Jean-Philippe, les échanges ont tout de suite été très fluides. Son engagement et sa capacité à s'approprier l'outil rapidement ont fait la différence pour le déploiement. C’est grâce à des référents motivés comme lui que la mise en place devient une belle réussite. »

L'expérience de la Résidence Charles Verthier démontre qu'avec une utilisation ciblée, un tri qualitatif des candidats et un outil ergonomique, il est tout à fait possible de contourner les difficultés de recrutement d'un bassin frontalier.