De Permuteo à Hublo, une transition sans accroc pour l’association Les Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing

Historiquement équipée de la solution Permuteo pour la gestion de ses remplacements, l'association Les Papillons Blancs de Roubaix-Tourcoing a migré vers Hublo suite au rachat de son ancien outil.

Aline Mortelette, psychologue du travail et appui au recrutement au sein de l’association, revient en détail sur cette transition. Elle nous explique comment cette migration a été préparée et accompagnée sur plusieurs étapes, ainsi que les changements positifs observés depuis au sein de la structure.

Un accompagnement de bout en bout et une préparation minutieuse

Changer d'outil RH peut susciter des appréhensions, mais la bascule vers Hublo s'est opérée en douceur. Dès le mois d'avril, les équipes de Hublo ont pris contact avec l'association pour présenter le calendrier et les étapes clés de cette évolution, pour un accompagnement de bout en bout.

La réussite de ce projet repose sur une phase préparatoire rigoureuse menée conjointement entre juin et septembre. L'association a défini avec précision les champs de compétences spécifiques rattachés à chaque profession selon les établissements. Un groupe de travail dédié a par ailleurs permis de cerner les fonctionnalités essentielles pour démarrer sereinement :

• assurer une fluidité totale dans la recherche de candidats,
• intégrer la collecte de pièces jointes obligatoires,
• et garantir la bonne visibilité des offres.

La continuité de l'accompagnement a aussi été un atout majeur lors de cette étape. Comme l'explique Aline : « Le fait d'avoir déjà eu un contact qui était le nôtre et qui a migré avec l'outil, c'était rassurant, et notre interlocuteur a fait le lien de manière très fluide. »

Une prise en main intuitive par les managers

L'appropriation de l'outil par les chefs de service a été immédiate. Lors du déploiement officiel en novembre, la formation s'est résumée à deux ou trois sessions d'une heure à une heure trente en visioconférence. Ce format court a amplement suffi pour rendre l'ensemble des cadres opérationnels, leur permettant de manipuler l'outil en direct et de poser toutes leurs questions.

Pour Aline et les équipes de l’association, cette simplicité d'utilisation est un vrai atout au quotidien et permet d'intégrer et de former très facilement les nouveaux managers qui rejoignent la structure, sans avoir besoin de solliciter de nouvelles sessions de formation externes.

Un gain de temps considérable au quotidien

Auparavant, pallier une absence inopinée comme celle d'un éducateur ou d'un surveillant de nuit exigeait de longues heures de recherches téléphoniques, interrompant sans cesse les missions principales des cadres.

Désormais, publier une mission sur Hublo ne prend plus que quelques minutes. L'outil s'occupe de contacter instantanément l'ensemble des candidats qualifiés du vivier. Pour Aline, c’est simple, il suffit d’1h30 pour :

1. poster la mission (en 2 minutes),
2. recevoir des candidatures (dans les minutes qui suivent),
3. choisir le meilleur profil et valider un candidat (dans l’heure).

Certaines demandes, lorsqu’elles sont urgentes, peuvent être pourvues en quelques minutes.

Ce fonctionnement allège la charge mentale des équipes de direction qui peuvent se recentrer sur leurs priorités le temps que les candidatures arrivent.

Depuis la migration, de nouvelles fonctionnalités soulagent le quotidien

En migrant sur Hublo, l'association a pu aller plus loin dans sa digitalisation et profiter de nouvelles fonctionnalités qui soulagent la gestion administrative :

• L'automatisation des documents RH : Hublo permet de collecter les pièces jointes obligatoires, telles que la carte d'identité, la carte vitale, les diplômes ou l'inscription à l'ordre des infirmiers, directement lors de l'inscription du profil du candidat. Ce processus garantit des dossiers complets, un préalable indispensable qui facilite grandement la rédaction des futurs contrats de travail.

• Le déploiement du module agence : grande nouveauté pour les équipes par rapport à Permuteo, ce module permet de transférer automatiquement une demande de mission aux agences d'intérim partenaires si aucun vacataire du vivier ne répond. Le manager garde toujours le dernier mot et choisit librement entre un candidat en direct ou un intérimaire, ce qui fluidifie les démarches et rassure les chefs de service.

Un réseau de près de 300 remplaçants, véritable tremplin vers le CDI

La fluidité du passage de Permuteo à Hublo et l'enrichissement des fonctionnalités offertes avec la nouvelle plateforme dressent un bilan très positif de cette migration. Pour Aline : « C'est un retour d'expérience qui est positif. On était déjà extrêmement satisfait de Permuteo, donc la barre était haute. Et on est tout aussi satisfait. Je dirais qu'il y a même plus de fonctionnalités avec Hublo, c'est une agréable surprise. »

Cette agréable surprise ouvre aujourd'hui de belles perspectives d'évolution au sein de l'association. Actuellement déployé sur cinq à six établissements, Hublo pourrait progressivement s'étendre à de nouvelles structures parmi la cinquantaine d’établissements que compte l’association. « C'est une stratégie que l’on envisage en fonction de nos enjeux RH et de nos besoins en recrutement sur les différents secteurs. », conclut Aline.