Remplacer au pied levé avec Hublo : la recette du CH d'Uzès

Le centre hospitalier d'Uzès, situé au cœur du Gard, est une structure de plus de 800 équivalents temps plein qui déploie une activité sanitaire et une très large activité médico‑sociale, avec plus de 550 lits répartis sur neuf sites qui maillent le territoire.

Cette organisation multisite implique une gestion des remplacements exigeante, en particulier pour couvrir les absences de dernière minute sur l'ensemble des services.

C'est dans ce contexte que l'établissement a choisi de moderniser sa gestion des remplacements en adoptant Hublo en 2020. Manon Hilaire, responsable des ressources humaines et déjà en poste au moment de l’adoption, nous partage son retour d'expérience sur l’outil et ses bénéfices.

Fini le téléphone, place au vivier maison

L'arrivée de Hublo au CH d'Uzès s'inscrit dans un contexte de pandémie, à un moment où le recrutement des professionnels de santé était compliqué et concurrentiel.

L'objectif était de moderniser la gestion des remplacements, jusque-là organisée de façon manuelle et chronophage, et de renforcer l'attractivité de l'établissement.

L’établissement a ainsi choisi d’adopter Hublo en le réservant à la mobilité interne uniquement. L’outil n'est pas ouvert aux vacataires externes et seuls les métiers d'aide‑soignant et d'infirmier y ont accès, ce qui permet à l'établissement de trouver ses remplacements sur son propre vivier, sans recourir à l'intérim.

La gestion est partagée entre la direction des ressources humaines, qui assure un rôle d'administrateur et de contrôle a posteriori, et l'encadrement de soins, qui pilote la validation des missions au quotidien.

Des règles claires pour que chacun garde son souffle

L'établissement a mis en place une charte d'utilisation précise : les missions Hublo sont réservées aux absences de dernière minute qui ne peuvent pas être compensées autrement (arrêt maladie, absence imprévue), jamais pour des congés programmés. En cas d'absence longue anticipée, l'établissement se tourne vers le recrutement, tout en continuant à utiliser Hublo dans l'intervalle.

Un quota mensuel de 24 heures par agent a également été instauré, applicable de la même façon aux salariés à temps partiel. Cette limite répond avant tout à un souci de préservation du repos des équipes, explique Manon : « Quand on est déjà à 100 % en activité de soins, 24 heures supplémentaires, c'est déjà lourd. On a donc mis en place cette limitation pour que les agents ne sacrifient pas tous leurs jours de repos. »

L'ouverture de Hublo aux agents internes est un vrai atout pour l'établissement, réparti sur neuf sites. Les agents peuvent découvrir d'autres structures et services tout en restant dans un environnement de travail qu'ils connaissent (mêmes outils informatiques, même dossier patient), ce qui limite les risques liés à l'intégration de profils moins familiers.

Du temps gagné, des équipes soulagées

Pour Manon, l'apport de Hublo se ressent à plusieurs niveaux :

• Un gain de temps considérable, en particulier par rapport à la gestion téléphonique historique des remplacements de dernière minute. Sur les 6 derniers mois, le délai moyen d'anticipation pour poster une mission est de 9 jours et il faut en moyenne 2 jours pour trouver un remplaçant.
• Une plus grande fiabilité dans le paiement des heures supplémentaires, grâce à une extraction directe vers le logiciel de paye.
• Un levier d'attractivité et de recrutement, l'outil étant régulièrement cité comme un point positif par les candidats et parfois attendu en entretien.
• Un sentiment de sécurité pour les équipes, qui savent qu'un remplacement sera trouvé en cas d'absence dans le service.

Une équipe qui répond présent

Pour Manon, revenir à un fonctionnement sans solution de remplacement digitale serait aujourd'hui difficile à envisager, tant pour l'encadrement de soins que pour la fluidité des processus RH. Elle souligne d’ailleurs la qualité de l’accompagnement de son chef de projet Hublo, Elie Fol, qu'elle sait pouvoir solliciter en cas de besoin : « C'est hyper important pour nous, sur le terrain, de savoir qu'on peut compter sur votre support et votre assistance technique, c'est primordial. »

De son côté, Elie souligne « la réactivité de Manon, qui sait se rendre disponible et partager avec transparence les besoins du Centre Hospitalier d’Uzès, ce qui nous permet d’adapter au mieux les fonctionnalités de Hublo à leurs objectifs ».

Et parmi les projets à venir, justement, un travail d'interopérabilité entre Hublo et le nouveau logiciel de planning de l’établissement. De quoi donner encore plus de visibilité à l'encadrement lors de la validation des candidatures.