Comment l’EHPAD Les Mille Étangs et l’hôpital C.J.Ruivet ont drastiquement diminué l’intérim avec Hublo

En direction commune, le Centre Hospitalier C.J.Ruivet à Meximieux et l'EHPAD Les Mille Étangs à Chalamont regroupent 230 lits au total (150 pour Meximieux et 80 pour Chalamont). Pour faire face aux absences imprévues et alléger leur charge RH et budgétaire, ils se sont dotés de Hublo en 2022.

Anne-Laure Perrin, responsable des ressources humaines et de la paie, revient sur cette transition, la réorganisation de leurs sollicitations en cascade et l'impact budgétaire de la solution.

Les chiffres clés

• ~200 missions de remplacement gérées chaque mois
• ~500 remplaçants actifs dans le vivier
• 97 % de missions pourvues (hors annulations)
• 71 % de dépenses d’intérim
• 2 à 3 heures gagnées par semaine par le pôle RH et l'encadrement

Sortir du piège de l'intérim et des appels chronophages

Avant Hublo, la gestion des remplacements s'effectuait de manière classique : les cadres de santé contactaient les soignants un par un au téléphone et construisaient leurs plannings au fur et à mesure.

Face à des absences inopinées répétées et le réseau interne ne suffisant plus, l'établissement devait régulièrement faire appel aux agences d'intérim, générant plusieurs milliers d'euros de dépenses mensuelles. La charge administrative pesait également lourdement sur l'équipe RH.

Afin de stabiliser les effectifs internes et de moderniser ses procédés, la direction a choisi de digitaliser sa gestion des remplacements avec Hublo.

Une publication en cascade pour concilier continuité des soins et budget

L'utilisation de la plateforme s'articule quotidiennement entre plusieurs acteurs de l'établissement :

• 5 à 6 cadres de santé et IDEC publient les offres, réceptionnent les candidatures et valident les missions.
• 3 membres du service RH assurent le suivi des contrats électroniques et l'export vers le logiciel de paie.
• La direction accède à l'outil lors des astreintes pour gérer les urgences de nuit et du week-end.

Afin de concilier continuité des soins et maîtrise budgétaire, l'établissement applique une stratégie de publication en cascade :

1. Réseau externe : la mission est d'abord proposée aux remplaçants habituels intégrés au réseau Hublo de l'établissement.
2. Pool Hublo : si aucun remplaçant ne se positionne, la mission est alors étendue aux soignants qualifiés du Pool Hublo.
3. Missions internes encadrées : en dernier lieu, les agents internes (rémunérés en heures supplémentaires) sont sollicités.

« Pour limiter les coûts, nous sollicitons d'abord notre réseau externe et le Pool Hublo avant d'ouvrir aux agents internes. Nous avons également plafonné les missions internes à 24 heures par mois pour protéger le temps de repos de nos soignants. », explique Anne-Laure.

Par ailleurs, pour garantir la qualité des interventions, la structure veille à la fiabilisation de son vivier : en cas d'annulation injustifiée ou de non-présentation, l'intervenant est retiré du réseau.

Baisse de 71 % des dépenses d’intérim et gain de temps

Les bénéfices constatés par le Centre Hospitalier C.J.Ruivet et l'EHPAD Les Mille Étangs confirment l’utilité du dispositif :

• Réduction majeure du recours à l’intérim : le recours aux agences privées pour les fonctions soignantes est désormais rare. Cette évolution se traduit par une économie annuelle de 85 000 € pour les deux établissements (31 000 € pour l’EHPAD de Chalamont et 54 000 € pour le CH de Meximieux), soit une baisse de 71 % des dépenses d’intérim.
• Taux de remplissage élevé : la structure gère environ 200 missions par mois avec un taux de pourvoi de 97 % (hors annulations), en s'appuyant sur 500 remplaçants actifs.
• Anticipation et agilité : les besoins sont anticipés en moyenne 30 jours à l'avance et sont pourvus en moyenne dans un délai de 15 jours.
• Gain de temps de 2 à 3 heures par semaine : en évitant la prospection téléphonique et grâce à la signature électronique des contrats via le module Contrats et DPAE de Hublo.

Pour les établissements de santé qui envisagent de sauter le pas, Anne-Laure souligne que la réussite du dispositif réside dans l'accompagnement. Elle recommande de prendre le temps de former les cadres de santé au nouvel outil et d'aider les soignants à installer l'application sur leur smartphone. Une fois cette prise en main effectuée, la gestion des remplacements gagne durablement en sérénité.

« Le gain de temps et les économies financières sont au rendez-vous : nous ne reviendrons pas en arrière. », conclut Anne-Laure.