Gérer jusqu'à 180 remplacements par mois : le pari réussi de l'Institut Le Val Mandé avec Hublo Pool

Au sein de l'Institut Le Val Mandé, qui accompagne les personnes en situation de handicap vers plus d'autonomie et d'inclusion, Elodie Legrain occupe le poste de coordinatrice du secteur social et du suivi des effectifs au sein de la DRH.

Dans cet environnement multisites (IME, MAS, foyers de vie et hébergement, ESAT, EAM, SAVS, SESSAD, CAMSP, SAMSAH), Mme Legrain et sa collègue Mme Oportune Kaposa suivent un quotidien particulièrement dense. Entre gestion de l’absentéisme, aménagements de poste, déclarations et suivis d'accidents du travail, gestion des visites médicales et des retraites, l'optimisation de leur temps est primordiale !

Avec des besoins mensuels atteignant régulièrement 170 à 180 missions de remplacement, pallier les absences efficacement était devenu un véritable défi. Pour répondre à ce volume massif et garantir la continuité des soins, l'établissement a fait le choix de s'appuyer sur Hublo et, tout particulièrement, sur la flexibilité de son module Pool.

Fini le casse-tête des appels téléphoniques et l'intérim par défaut

Avant la digitalisation de ces processus, la gestion des absences reposait sur une méthode classique très chronophage : pour chaque besoin, l'encadrement devait contacter les salariés un à un. Face à la quantité de demandes, le réseau interne ne suffisait plus et l'établissement se retrouvait dans l'obligation de faire appel aux agences d'intérim.

Aujourd'hui, avec Hublo, l'approche est totalement transformée grâce à une diffusion intelligente et automatisée. L'établissement a choisi un système de publication en cascade :

1. Lorsqu'un besoin de remplacement survient, la mission est d'abord proposée au réseau Hublo de l'établissement (ensemble des vacataires dont l’employeur a validé les candidatures via Hublo et les a ainsi intégrés au réseau de l’établissement). Ce réseau privé est un cercle de confiance : il est constitué des personnels internes (salariés de l’établissement qui réalisent des heures supplémentaires via des missions de remplacement), ainsi que de remplaçants externes (vacataires Hublo intégrés dans le réseau par l’employeur).
   
   
2. Si la mission n'est pas pourvue dans un délai de 5 à 7 jours, elle est alors étendue aux professionnels du Pool Hublo. Ces vacataires extérieurs viennent agir en renfort de ce premier cercle et sont sollicités en dernier recours pour pallier l'absence, juste avant de devoir se tourner vers l'intérim.

Qu'est-ce que le Pool Hublo et comment est-il géré au quotidien ?

Le Pool Hublo est un vaste réseau de professionnels de santé vacataires, qualifiés et disponibles, qui viennent en renfort lorsque le réseau Hublo constitué par l'établissement ne suffit pas à couvrir un besoin de remplacement.

« Quand une mission postée n'est pas pourvue par un professionnel de notre réseau Hublo, on déclenche le Pool par l’action d’étendre la diffusion de la mission. Si on a un besoin en urgence, la veille pour le lendemain, on diffuse tout de suite la mission sur le réseau Hublo et le module Pool. L'intérim est vraiment un dernier recours. »

Cette agilité vient en renfort aux chefs de service, chargés de l’organisation de la continuité des soins et de la gestion des plannings. L'accueil de ces professionnels extérieurs est structuré pour garantir la qualité de la prise en charge : à leur arrivée, les professionnels du Pool sont accueillis par le cadre ou par des habitués (salariés ou vacataires), qui leur expliquent le fonctionnement du service, souvent en binôme. Si l'expérience est positive, le vacataire peut être de nouveau sollicité.

Et dans les rares cas où l’expérience n’est pas concluante, Mme Legrain le retire immédiatement du réseau.

Des renforts concrets et un gain de temps administratif inestimable

L'impact de Hublo est indéniable sur le terrain. À titre d'exemple, sur un seul mois, le Pool a permis de réaliser 38 missions grâce à l'intervention de 24 professionnels différents, majoritairement des aides-soignants, des aides médico-psychologiques et des infirmiers.

Au-delà de la simple mise en relation, c'est toute la chaîne administrative qui a gagné en fluidité. Mesdames Legrain et Kaposa ont instauré une routine rigoureuse : 

• Chaque matin : elles valident les missions de la veille. Grâce au module « Contrats » de Hublo, la signature électronique a remplacé les dossiers papier.
  
  
• Chaque semaine : elles passent en revue les candidatures des professionnels qui souhaitent rejoindre le vivier Hublo afin de l'étoffer continuellement et de ne pas accumuler les demandes. En solidifiant ce premier cercle de confiance, l'établissement facilite la gestion des remplacements tout en maîtrisant les coûts associés. 

Le cap « zéro intérimaire » : ce que le Pool peut apporter à d'autres structures

Pour un établissement non équipé qui chercherait à moderniser la gestion de ses effectifs, le retour d'expérience de mesdames Legrain et Kaposa démontre que le module Pool, en complément du réseau Hublo, est un levier de performance et de sérénité. 

L'approche valorise d'abord le réseau Hublo classique, permettant de solliciter en priorité ses professionnels internes et ses vacataires connus. Ensuite, et seulement si nécessaire, le Pool Hublo est activé comme une alternative progressive et extrêmement réactive face à l'intérim.

Les bénéfices constatés sont majeurs :

• Une continuité des soins sécurisée : quand aucun vacataire réseau n’est disponible, le module Pool offre un vivier mobilisable quasi instantanément, indispensable pour les établissements accueillant des usagers 24h/24.
  
  
• Une maîtrise du budget : le recours à l'intérim a considérablement baissé, permettant à l'établissement de croire en son ambition d'atteindre le « zéro intérimaire ».
  
  
• Une charge mentale allégée : les chefs de service gagnent du temps sur l’organisation des remplacements et ainsi sur le bon fonctionnement du service.
  
  
• La centralisation des contrats décharge le pôle RH.

En combinant l'engagement de ses propres salariés et des remplaçants par son réseau Hublo (vacataires réseau et vacataires Pool), l’Institut Le Val Mandé a trouvé la solution pour traiter efficacement jusqu'à 180 remplacements par mois.